KI-Beratung für KMU
Eine gute KI-Beratung beginnt nicht beim Werkzeug, sondern bei Ihren Abläufen. Sie klärt, wo KI wirklich Arbeit abnimmt, welche Daten tabu sind und wer die Ergebnisse prüft.
Was ist KI-Beratung?
KI-Beratung hilft einem Unternehmen zu entscheiden, wo künstliche Intelligenz sinnvoll eingesetzt wird, mit welchen Werkzeugen und unter welchen Regeln. Für ein KMU heisst das meist, einige wiederkehrende Aufgaben in Marketing, Vertrieb und Verwaltung zu finden, bei denen KI Entwürfe liefert und ein Mensch prüft. Dazu gehören eine interne Richtlinie, die Ihr Datenschutzgesetz einhält, und eine Schulung des Teams. Gute Beratung sagt auch, wo KI nichts bringt.
Grundlage sind die Mitteilung des EDÖB zur Anwendbarkeit des Datenschutzgesetzes auf KI (Stand 8. Mai 2025) und die Empfehlungen von BACS und EDÖB zum Einsatz von KI im Berufsalltag (Stand 16. Oktober 2026). Die Quellen stehen am Ende der Seite.
Was eine KI-Beratung klärt
Diese sechs Fragen sollten am Ende beantwortet sein. Fehlt eine davon, bleibt KI im Betrieb meist Privatsache einzelner Mitarbeitender.
- Aufgaben
- Welche Arbeiten wiederholen sich jede Woche und kosten spürbar Zeit?
- Bei welchen davon reicht ein guter Entwurf, den eine Person prüft?
- Daten
- Welche Informationen braucht die Aufgabe, und welche davon sind Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse?
- Was darf in ein KI-Werkzeug, was nur anonymisiert, was gar nicht?
- Werkzeuge
- Reicht ein bestehendes Werkzeug wie die Business-Version eines Chat-Assistenten, oder braucht es eine Anbindung an CRM oder Website?
- Wo stehen die Server, und was regelt der Vertrag zur Verwendung Ihrer Daten?
- Regeln
- Eine kurze interne Richtlinie mit erlaubten Werkzeugen, verbotenen Daten und Prüfpflicht.
- Wer bei Fragen und Fehlern zuständig ist.
- Team
- Wer arbeitet damit, mit welchem Vorwissen, und welche Schulung braucht es dafür?
- Messung
- Woran Sie nach einigen Wochen erkennen, ob sich der Einsatz lohnt, zum Beispiel an der Zeit pro Offerte oder an der Antwortzeit auf Anfragen.
Drei Felder für KI im KMU
Wir beraten dort, wo wir selbst täglich arbeiten. Das sind Marketing, Vertrieb und die Abläufe dazwischen. Für Produktion, Buchhaltung oder Branchensoftware gibt es spezialisiertere Partner.
Marketing
Entwürfe für Texte, Briefings und Auswertungen, immer mit eigenem Fachwissen und einer Prüfung vor der Veröffentlichung. Mehr unter KI im Marketing.
Vertrieb
Vorbereitung von Gesprächen, Recherche zu Firmen, Zusammenfassungen und Nachfass-Entwürfe. Der Kontakt zum Kunden bleibt persönlich. Mehr unter KI im Vertrieb.
Abläufe
Anfragen vorsortieren, Notizen ins CRM übertragen, wiederkehrende Texte vorbereiten und Dashboards für Anfragen und Pipeline aufbauen. Oft muss zuerst der Ablauf selbst stimmen, siehe Prozessoptimierung.
Gute Beratung erkennen
Der Begriff KI-Beratung ist nicht geschützt. Mit diesen Prüffragen trennen Sie seriöse Angebote von Verkaufsgesprächen für ein Werkzeug.
| Prüffrage | Woran Sie eine seriöse Antwort erkennen |
|---|---|
| Beginnt die Beratung bei Ihren Abläufen oder bei einem Produkt? | Zuerst kommen Fragen zu Ihren Aufgaben, Kunden und Daten. Ein bestimmtes Werkzeug steht nicht schon vor dem ersten Gespräch fest. |
| Wird eine Zeitersparnis vor der Analyse beziffert? | Eine seriöse Beratung nennt keine Einsparung, bevor sie Ihre Abläufe kennt. Sie legt aber fest, wie später gemessen wird. |
| Kommt der Datenschutz zur Sprache? | Das Datenschutzgesetz gilt laut EDÖB direkt für KI. Wer dazu nichts sagt, lässt Ihnen ein Risiko. |
| Gibt es eine Prüfpflicht durch Menschen? | Ja. Laut BACS können Sprachmodelle Falsches überzeugend formulieren. Ergebnisse an Kunden prüft immer eine Person. |
| Wird gesagt, wo KI nicht hilft? | Ja, konkret für Ihren Betrieb. Eine Beratung, die überall Potenzial sieht, hat nicht genau hingeschaut. |
| Bleibt das Wissen bei Ihnen? | Richtlinie, Vorlagen und Anleitungen gehören Ihnen und sind so geschrieben, dass Ihr Team ohne Berater weiterarbeiten kann. |
Wie sieht das für Ihren Betrieb aus?
Im Erstgespräch schauen wir Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was wir sehen und ob wir helfen können. Über 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023.
Was Datenschutz verlangt
Der EDÖB schreibt, dass das geltende Datenschutzgesetz technologieneutral ist und direkt auf KI angewendet wird. Wer KI einsetzt, muss Zweck, Funktionsweise und Datenquellen transparent machen. Wer mit Kunden über einen Chatbot kommuniziert, muss offenlegen, dass eine Maschine antwortet. Bei hohen Risiken verlangt das Gesetz eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Für die Wahl der Werkzeuge und die Übermittlung ins Ausland finden Sie die Einzelheiten auf der Seite ChatGPT für Unternehmen.
Was das BACS empfiehlt
Das Bundesamt für Cybersicherheit warnt zusammen mit dem EDÖB vor «Oversharing», also der unbedachten Eingabe von Kundendaten, Personaldossiers oder Geschäftsgeheimnissen. Unternehmen sollen laut BACS klare interne Richtlinien festlegen, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nicht eingegeben werden, und ihre Mitarbeitenden schulen.
Genau diese beiden Punkte, Richtlinie und Schulung, sind deshalb fester Teil unserer Beratung. Mehr zur Schulung unter KI-Schulung.
Rechtliche Punkte im Überblick
Diese Bestimmungen kommen in fast jeder KI-Beratung für ein Schweizer KMU vor. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung, sie zeigt, welche Fragen Sie vor dem Einsatz klären sollten.
| Thema | Was gilt und was es für KI bedeutet |
|---|---|
| Anbieter als Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG) | Gibt Ihr Team Personendaten in ein KI-Werkzeug ein, bearbeitet der Anbieter sie in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag, der regelt, dass er die Daten nur so verwendet, wie Sie es dürften. Bei privaten Konten fehlt dieser Vertrag in der Regel. |
| Daten ins Ausland (Art. 16 DSG) | Viele KI-Dienste verarbeiten Daten in den USA. Seit dem 15. September 2024 anerkennt der Bundesrat einen angemessenen Schutz für US-Firmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Prüfen Sie die Zertifizierung des Anbieters oder andere Garantien wie Standardvertragsklauseln. |
| Folgenabschätzung (Art. 22 DSG) | Pflicht, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringen kann, etwa bei der Auswertung von Bewerbungen oder Gesundheitsdaten mit KI. |
| Automatisierte Entscheide (Art. 21 DSG) | Entscheidet ein System allein und mit rechtlicher oder erheblicher Wirkung über eine Person, müssen Sie sie informieren und ihr auf Wunsch eine Prüfung durch einen Menschen ermöglichen. |
| Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB) | Für Ärztinnen, Anwälte und andere Berufsgeheimnisträger reicht der Datenschutz nicht. Daten von Patienten und Mandanten gehören ohne vorherige rechtliche Klärung nicht in allgemeine KI-Werkzeuge. |
So läuft die Beratung ab
Die Schritte bauen aufeinander auf. Umfang und Tiefe legen wir nach dem Erstgespräch gemeinsam fest, je nachdem, wie viel Sie selbst übernehmen wollen.
- 1 · Erstgespräch
- Was Sie verkaufen, an wen und wie Anfragen heute zu Aufträgen werden.
- Wo Sie selbst den grössten Zeitverlust vermuten.
- 2 · Bestandsaufnahme
- Wiederkehrende Aufgaben in Marketing, Vertrieb und Verwaltung, mit den Daten, die dabei anfallen.
- Welche KI-Werkzeuge im Team schon genutzt werden, auch privat.
- 3 · Prioritäten
- Wenige Einsätze mit klarem Nutzen und vertretbarem Risiko, nicht eine lange Ideenliste.
- Pro Einsatz, wer prüft und woran der Erfolg gemessen wird.
- 4 · Regeln und Schulung
- Eine interne Richtlinie auf einer Seite, abgestimmt auf DSG und die Empfehlungen des BACS.
- Eine Schulung an Ihren eigenen Beispielen.
- 5 · Umsetzung
- Vorlagen, Anleitungen und, wo sinnvoll, die Anbindung an CRM oder Website. Mehr dazu unter KI-Agentur.
- 6 · Nachprüfen
- Nach einigen Wochen gemeinsam prüfen, was genutzt wird, was Zeit spart und was nicht.
Für wen es sich lohnt
Am meisten bringt eine KI-Beratung inhabergeführten Betrieben mit einem kleinen Büroteam, in denen viel Zeit in Anfragen, Offerten, Texte und Nachfassen fliesst. Das sind etwa Handwerksbetriebe mit Offertwesen, Treuhand- und Beratungsbüros, Praxen und spezialisierte B2B-Dienstleister.
Ein realistisches Ergebnis ist, dass Ihr Team einige klar umrissene Aufgaben mit KI vorbereitet, nach festen Regeln arbeitet und weiss, was nicht in ein KI-Werkzeug gehört. Wie viel Zeit das spart, hängt von Ihren Abläufen ab. Das messen wir, statt es vorher zu versprechen.
Wann es nicht passt
- Der Ablauf ist unklar
Wenn niemand weiss, wer eine Anfrage bearbeitet, macht KI das Durcheinander nur schneller.
- Sie suchen eigene Modelle
Für eigene KI-Modelle oder tiefe ERP-Anbindungen ist ein Softwarepartner die bessere Wahl.
- Sie erwarten Stellenabbau
KI liefert Entwürfe. Verantwortung und Kundenkontakt bleiben bei Menschen.
- Es fehlt die Zeit im Team
Ohne ein paar Stunden für Schulung und Üben bleibt jede Richtlinie Papier.
Die Alternativen
Nicht jeder Betrieb braucht eine Beratung. Diese Wege sind je nach Ausgangslage genauso sinnvoll.
| Weg | Wann er passt |
|---|---|
| Selbst starten | Wenn wenige Personen KI nutzen und keine heiklen Daten anfallen. Ein guter Start sind die Empfehlungen von BACS und EDÖB und unsere Übersicht KI-Tools. |
| Offener Kurs | Wenn Einzelne Grundlagen lernen sollen. Weiterbildungszentren und Hochschulen bieten Kurse und Lehrgänge an. |
| IT- oder Softwarepartner | Wenn es um eigene Modelle, Server in der Schweiz oder die Anbindung an Branchensoftware geht. |
| KI-Beratung | Wenn Sie Einsätze, Regeln, Schulung und Umsetzung in Marketing und Vertrieb aus einer Hand wollen. |
Wer diese Seite geschrieben hat
Konstantin Malt hat Malt Consulting 2023 gegründet, damals unter dem Namen Digitalwahl. Er begleitet inhabergeführte Schweizer Unternehmen bei Positionierung, Website und Kundengewinnung. KI nutzt er in der eigenen Arbeit als Werkzeug, um Annahmen zu prüfen und Strategien zu schärfen, nicht als Textmaschine.
- AusbildungBachelor in Betriebswirtschaft, Universität St. Gallen (HSG)
- ErfahrungÜber 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023
- Geprüft28. Oktober 2026, gegen die Quellen unten
«Malt Consulting hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern weit übertroffen. Ein grosses Dankeschön an Konstantin und sein Team – aufmerksam, präzise und mit echtem Verständnis für unsere Bedürfnisse.»
Kundenstimme auf maltconsulting.ch
«Konstantin hat uns von Anfang an super beraten und die Ergebnisse die er am Anfang angedeutet hat, hat er um ein vielfaches übertroffen.»
Kundenstimme auf maltconsulting.ch
Häufige Fragen zur KI-Beratung
Auch die Fragen, die oft erst kurz vor einer Entscheidung gestellt werden.
Was kostet eine KI-Beratung?
Das hängt davon ab, wie viele Abläufe betroffen sind und wie viel Ihr Team selbst übernimmt. Einen Pauschalpreis ohne Kenntnis Ihres Betriebs nennen wir nicht. Den Umfang und die Kosten klären wir im Erstgespräch.
Brauchen wir dafür eigene IT-Leute?
Für die meisten Einsätze in Marketing und Vertrieb nicht. Viele Aufgaben lassen sich mit Werkzeugen lösen, die es schon gibt. Eine IT-Fachperson braucht es dann, wenn Konten, Zugriffsrechte oder Anbindungen an bestehende Systeme eingerichtet werden müssen.
Dürfen wir Kundendaten in KI-Werkzeuge eingeben?
Nur unter Bedingungen. Das DSG gilt laut EDÖB direkt für KI. BACS und EDÖB empfehlen, Personendaten zu anonymisieren und Business- oder Enterprise-Versionen statt privater Konten zu nutzen. Besonders schützenswerte Daten wie Gesundheitsdaten gehören nicht in allgemeine Werkzeuge. Was im Einzelfall gilt, legt Ihre Richtlinie fest.
Wie viel Zeit spart KI?
Das lässt sich vor der Analyse nicht seriös sagen. Bei Entwürfen für wiederkehrende Texte ist der Nutzen oft schnell spürbar, bei unklaren Abläufen kaum. Wir legen deshalb vorher fest, was gemessen wird, und prüfen es nach einigen Wochen.
Ist das mehr als ChatGPT erklären?
Ja. Die Bedienung eines Werkzeugs ist der kleinste Teil. Entscheidend sind die Auswahl der richtigen Aufgaben, die Regeln für Daten, die Prüfpflicht und die Messung, ob sich der Einsatz lohnt.
Gilt der AI Act der EU auch für uns?
Der AI Act gilt für Anbieter und Betreiber in der EU und kann Schweizer Firmen betreffen, wenn sie KI-Systeme in der EU anbieten oder die Ergebnisse dort verwendet werden. In der Schweiz plant der Bundesrat Anpassungen, um die KI-Konvention des Europarats zu ratifizieren. Ob Ihre Firma betroffen ist, sollte im Einzelfall rechtlich geprüft werden.
Weiterlesen
Quellen
- EDÖB, «Update. Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar», Stand 8.5.2025. edoeb.admin.ch/de/update-geltendes-datenschutzgesetz-ist-auf-ki-direkt-anwendbar
- Bundesamt für Cybersicherheit BACS mit EDÖB, «KI im Berufsalltag. Chancen nutzen, Daten schützen», Stand 16.10.2026. bacs.admin.ch/de/csm26-s3-de
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Art. 6, 9, 16, 21 und 22. fedlex.admin.ch, SR 235.1
- Datenschutzverordnung (DSV), SR 235.11, Anhang 1 mit der Liste der Staaten mit angemessenem Schutz, darunter die USA für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, in Kraft seit 15.9.2024. fedlex.admin.ch, SR 235.11
- Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB), SR 311.0, Art. 321 zum Berufsgeheimnis. fedlex.admin.ch, SR 311.0
- Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz (AI Act), Art. 2 zum Geltungsbereich, abgerufen am 29.10.2026. eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
Wo hilft KI in Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch schauen wir an, wo in Marketing, Vertrieb und Abläufen heute Zeit verloren geht, und sagen offen, ob KI dort hilft oder ob zuerst etwas anderes kommen sollte.
Lieber direkt? +41 78 814 14 58 oder info@maltconsulting.ch