KI-Tools für Unternehmen
Die meisten KMU brauchen nicht dutzende KI-Tools, sondern zwei oder drei gut gewählte. Wichtiger als der Name des Tools ist, was mit Ihren Daten passiert.
Was sind KI-Tools?
KI-Tools sind Programme, die mit künstlicher Intelligenz Texte schreiben, Fragen beantworten, übersetzen, Bilder erzeugen, Gespräche zusammenfassen oder Abläufe verbinden. Die bekanntesten sind allgemeine Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft 365 Copilot. Für ein Schweizer KMU reicht meist ein Assistent in der Business-Version plus die KI-Funktionen in Software, die Sie ohnehin nutzen. Entscheidend ist nicht das «beste» Tool, sondern ob Datenverwendung, Vertrag und Kosten zu Ihrem Einsatz passen.
Grundlage sind die Empfehlungen von BACS und EDÖB zu KI am Arbeitsplatz (Stand 16. Oktober 2026) und die Angaben der ETH Zürich zum Schweizer Sprachmodell Apertus. Funktionen und Preise der Anbieter ändern sich laufend, prüfen Sie sie auf der jeweiligen Website.
Die wichtigsten Arten
Geordnet nach Aufgabe statt nach Hersteller. Die Beispiele sind bekannte Produkte, keine Rangliste und keine Empfehlung.
| Art | Wofür im Unternehmen | Bekannte Beispiele | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Allgemeiner Assistent | Entwürfe, Zusammenfassungen, Auswertung von Tabellen, Fragen zu Dokumenten | ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft 365 Copilot | Business-Version, Regeln zur Datenverwendung |
| Recherche mit Quellen | Fragen beantworten und die Fundstellen gleich mitliefern | Perplexity, Suchfunktion in ChatGPT, KI-Modus von Google | Quellen selbst öffnen, Antworten schwanken |
| Übersetzung | Texte für die Romandie oder das Tessin, fremdsprachige Dokumente verstehen | DeepL, Übersetzung in den Assistenten | Vor Veröffentlichung von jemandem mit Muttersprache lesen lassen |
| Bilder und Grafik | Illustrationen, Entwürfe für Social Media, Bildbearbeitung | Midjourney, Adobe Firefly, Bildfunktion der Assistenten | Keine echten Personen oder Projekte vortäuschen |
| Notizen und Protokolle | Besprechungen transkribieren und zusammenfassen | KI-Funktionen in Microsoft Teams, Zoom und Google Meet | Einwilligung aller Beteiligten vor der Aufnahme |
| Automatisierung | Programme verbinden, etwa Anfrage aus dem Formular ins CRM mit Zusammenfassung | Zapier, Make, Microsoft Power Automate | Wer pflegt den Ablauf, wenn etwas bricht? |
| KI im CRM | Notizen zusammenfassen, Mails vorschlagen, Daten bereinigen | Funktionen in HubSpot, Salesforce, Pipedrive | Oft an höhere Lizenzstufen gebunden |
Wie sieht das für Ihren Betrieb aus?
Im Erstgespräch schauen wir Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was wir sehen und ob wir helfen können. Über 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023.
Privat oder Business-Version
BACS und EDÖB empfehlen im Beruf die Business- oder Enterprise-Version statt privater Konten. Die Tabelle zeigt typische Unterschiede. Was genau gilt, steht im Vertrag des jeweiligen Anbieters.
| Merkmal | Privates oder kostenloses Konto | Business- oder Enterprise-Version |
|---|---|---|
| Training mit Ihren Eingaben | Oft möglich, teils abwählbar in den Einstellungen | Bei vielen Anbietern vertraglich ausgeschlossen, im Vertrag prüfen |
| Verwaltung | Jede Person für sich | Zentrale Verwaltung von Konten und Rechten |
| Vertrag | Allgemeine Nutzungsbedingungen | Geschäftsvertrag, oft mit Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung |
| Austritt von Mitarbeitenden | Chatverläufe bleiben im privaten Konto | Konto wird vom Unternehmen gesperrt |
| Kosten | Gratis oder günstiges Abo | Preis pro Nutzer und Monat, laut Preisseite des Anbieters |
Drei Fragen vor jedem Tool
Bevor ein neues Werkzeug eingeführt wird, sollten diese drei Fragen beantwortet sein. Sonst entsteht ein Zoo von Abos, den niemand überblickt.
Welche Aufgabe wird leichter?
Eine konkrete Aufgabe mit geschätzter Zeit pro Woche. «Wir sollten auch etwas mit KI machen» ist keine Aufgabe.
Was geben wir ein?
Je heikler die Daten, desto strenger die Anforderungen an Vertrag und Speicherort. Gesundheitsdaten und Personaldossiers sind besonders schützenswert.
Wer verantwortet das Ergebnis?
Sprachmodelle können falsche Fakten liefern. Für jeden Einsatz braucht es eine Person, die Ergebnisse prüft, bevor sie das Haus verlassen.
Wann kostenlos reicht
Die Frage nach kostenlosen KI-Tools ist berechtigt. Entscheidend ist, welche Daten Sie eingeben, nicht wie oft Sie das Tool nutzen.
| Aufgabe | Kostenlose Version | Begründung |
|---|---|---|
| Öffentliche Texte entwerfen, etwa ein Stelleninserat oder einen Blogbeitrag | Meist ja. | Die Inhalte werden ohnehin veröffentlicht. Prüfen Sie trotzdem, ob Eingaben zum Training verwendet werden. |
| Recherche zu allgemeinen Fragen | Meist ja. | Quellen selbst öffnen. Die Antwort ist ein Ausgangspunkt, kein Beleg. |
| Offerten, Verträge, Kundenkorrespondenz | Nein. | Enthält Personendaten und Geschäftsgeheimnisse. Nur mit geregelter Datenverwendung im Geschäftsvertrag. |
| Personaldossiers, Bewerbungen, Gesundheitsdaten | Nein. | Besonders schützenswerte Daten. Hier braucht es eine klare Rechtsgrundlage und meist eine Abklärung im Einzelfall. |
| Sitzungen aufzeichnen und zusammenfassen | Selten. | Die Aufnahme enthält Aussagen Dritter. Alle Beteiligten müssen vorher Bescheid wissen. |
Einführung in fünf Schritten
Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tool. So vermeiden Sie, dass jede Abteilung eigene Abos abschliesst.
- 1. Eine Aufgabe wählen
- Eine wiederkehrende Aufgabe mit klar messbarem Zeitaufwand, etwa Offerten-Entwürfe oder Gesprächsnotizen ins CRM.
- 2. Datenklassen festlegen
- Schriftlich regeln, was öffentlich, intern, vertraulich und besonders schützenswert ist, und was davon in welches Tool darf.
- 3. Klein testen
- Zwei oder drei Personen arbeiten einige Wochen damit und halten fest, wie viel Zeit sie sparen und wo Fehler auftreten.
- 4. Regeln schreiben
- Eine kurze interne Richtlinie mit erlaubten Tools, verbotenen Daten und der Pflicht, Ergebnisse vor der Weitergabe zu prüfen.
- 5. Erst dann ausrollen
- Business-Konten für alle, die das Tool brauchen, zentral verwaltet. Private Konten für Firmendaten abschaffen.
Checkliste für die Auswahl
Diese Punkte prüfen wir, wenn Kunden ein KI-Tool für Marketing oder Vertrieb einführen wollen.
- Daten
- Werden Eingaben zum Training verwendet, und lässt sich das ausschliessen?
- Wo werden Daten gespeichert, und wie lange?
- Vertrag
- Gibt es einen Geschäftsvertrag mit Regeln zur Auftragsbearbeitung?
- Bei Anbietern aus den USA, ist die Firma unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert oder gibt es andere Garantien?
- Verwaltung
- Lassen sich Konten zentral anlegen und sperren?
- Gibt es Anmeldung über das bestehende Firmenkonto?
- Anbindung
- Passt das Tool zu dem, was Sie haben, etwa Microsoft 365 oder Google Workspace und Ihr CRM?
- Kosten
- Preis pro Nutzer mal Anzahl Nutzer mal zwölf Monate, dazu Zeit für Einführung und Schulung.
- Ausstieg
- Können Sie Ihre Daten exportieren, wenn Sie wechseln?
Daten ins Ausland
Die meisten bekannten KI-Tools stammen von Anbietern aus den USA. Das Schweizer Datenschutzgesetz erlaubt die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland, wenn dort ein angemessener Schutz besteht oder geeignete Garantien vereinbart sind.
Seit dem 15. September 2024 gilt das für US-Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, steht auf der offiziellen Liste des Frameworks. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Laut EDÖB gilt das Datenschutzgesetz direkt auch für KI-Anwendungen, ein eigenes KI-Gesetz braucht es dafür nicht. Strenger wird es für Berufe mit Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB, etwa Ärztinnen, Anwälte oder Psychologinnen. Dort gehören Patienten- und Klientendaten nur in ein Tool, dessen Vertrag die Geheimhaltung ausdrücklich abdeckt. Wer KI-Ergebnisse in der EU anbietet, sollte zudem prüfen, ob die KI-Verordnung der EU auf ihn anwendbar ist.
Die Schweizer Alternative
Mit Apertus haben die EPFL, die ETH Zürich und das Nationale Hochleistungsrechenzentrum CSCS im September 2025 ein offenes, mehrsprachiges Sprachmodell veröffentlicht. Architektur, Gewichte und Trainingsdaten sind offen dokumentiert, die Lizenz erlaubt auch die kommerzielle Nutzung.
Im Juli 2026 folgte Apertus 1.5, das neben Text auch Bilder und Ton versteht. Die Entwickler sagen selbst, dass Apertus nicht mit den Spitzenmodellen privater Firmen konkurrieren soll. Interessant ist es für Firmen, die ein Modell selbst betreiben wollen, etwa für vertrauliche Dokumente.
Was KI-Tools nicht leisten
Ein neues Tool löst selten ein altes Problem. Diese Grenzen sollten Sie kennen.
- Sie sind keine Wissensquelle
Laut BACS erzeugen Sprachmodelle Texte nach statistischen Zusammenhängen. Das Ergebnis kann richtig sein, muss es aber nicht.
- Sie ersetzen keinen Ablauf
Ohne festgelegte Zuständigkeiten und ein gepflegtes CRM wird mit KI nur das Durcheinander schneller.
- Sie bleiben nicht gleich
Modelle, Funktionen und Preise ändern sich oft innerhalb weniger Monate. Bestenlisten veralten entsprechend schnell.
- Sie kennen Ihr Geschäft nicht
Was Ihre Kunden im Gespräch sagen und was Ihre Projekte besonders macht, müssen Sie den Tools selbst mitgeben.
- Sie verhindern keine Schatten-KI
Verbieten Sie KI ohne Alternative, nutzen Mitarbeitende private Konten. Dann landen Firmendaten genau dort, wo Sie sie nicht haben wollen.
- Sie rechnen nicht selbst nach
Zahlen in Offerten, Kalkulationen und Auswertungen müssen von einem Menschen nachgerechnet werden, bevor sie an Kunden gehen.
Wer diese Seite geschrieben hat
Konstantin Malt hat Malt Consulting 2023 gegründet, damals unter dem Namen Digitalwahl. Er setzt KI-Tools täglich in Recherche, Entwürfen und Auswertungen für Marketing und Vertrieb ein und prüft jedes Ergebnis selbst.
- AusbildungBachelor in Betriebswirtschaft, Universität St. Gallen (HSG)
- ErfahrungÜber 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023
- Geprüft28. Oktober 2026, gegen die Quellen unten
Häufige Fragen zu KI-Tools
Kurz beantwortet, mit dem Stand Oktober 2026.
Welches ist das beste KI-Tool?
Das gibt es nicht pauschal. Für Texte und Analysen sind die grossen Assistenten ähnlich stark, die Unterschiede liegen oft in der Anbindung an Ihre Software und in den Vertragsbedingungen. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, prüft zuerst Copilot, wer mit Google Workspace arbeitet, zuerst Gemini.
Welche KI-Tools sind kostenlos?
Die meisten grossen Assistenten haben eine kostenlose Version mit Einschränkungen. Für den Einsatz im Unternehmen empfehlen BACS und EDÖB aber die Business- oder Enterprise-Version, weil dort die Datenverwendung vertraglich geregelt werden kann.
Darf ich Kundendaten in ein KI-Tool eingeben?
Nur wenn das Datenschutzgesetz eingehalten ist. Das heisst, nur so viele Daten wie nötig, möglichst anonymisiert, in einem Tool mit geregelter Datenverwendung. Besonders schützenswerte Daten wie Gesundheitsdaten verlangen besondere Vorsicht.
Gibt es ein Schweizer KI-Tool?
Mit Apertus gibt es ein offenes Schweizer Sprachmodell von EPFL, ETH Zürich und CSCS. Es ist eher eine Grundlage für eigene Anwendungen als ein fertiges Bürowerkzeug. Laut ETH ist es über die Partnerin Swisscom und über die Plattform Hugging Face zugänglich.
Gehören KI-Texte und KI-Bilder mir?
Das ist nicht abschliessend geklärt. Das Schweizer Urheberrechtsgesetz schützt Werke als geistige Schöpfungen mit individuellem Charakter. Ob ein rein maschinell erzeugter Text darunter fällt, ist umstritten. Prüfen Sie ausserdem die Nutzungsbedingungen des Anbieters und lassen Sie heikle Fälle rechtlich abklären.
Wie viele KI-Tools braucht ein KMU?
Meist weniger als gedacht. Ein Assistent in der Business-Version und die KI-Funktionen in bestehender Software decken viele Aufgaben ab. Ein zusätzliches Tool lohnt sich, wenn es eine konkrete Aufgabe messbar schneller macht.
Weiterlesen
Quellen
- Bundesamt für Cybersicherheit BACS mit EDÖB, «KI im Berufsalltag. Chancen nutzen, Daten schützen», Stand 16.10.2026. bacs.admin.ch/de/csm26-s3-de
- EDÖB, «KI und Datenschutz», Stand 24.9.2025. edoeb.admin.ch/de/ki-und-datenschutz
- EDÖB, «Neuer Datenschutzrahmen zwischen der Schweiz und den USA», Stand 15.8.2024. edoeb.admin.ch/de/20240815-swiss-us-dpf
- ETH Zürich, «Apertus. A fully open, transparent, multilingual language model», Medienmitteilung vom 2.9.2025. ethz.ch, Apertus
- ETH AI Center, «Apertus 1.5. Building the next generation of open AI infrastructure», Stand 24.7.2026. ai.ethz.ch, Apertus 1.5
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Art. 16. fedlex.admin.ch, SR 235.1
- Schweizerisches Strafgesetzbuch, SR 311.0, Art. 321 (Verletzung des Berufsgeheimnisses). fedlex.admin.ch, SR 311.0
- Bundesgesetz über das Urheberrecht (URG), SR 231.1, Art. 2 (Werkbegriff). fedlex.admin.ch, SR 231.1
- Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz, Art. 2 (Anwendungsbereich). eur-lex.europa.eu, Verordnung (EU) 2024/1689
Welche KI-Tools brauchen Sie?
Im Erstgespräch schauen wir an, wo in Ihrem Marketing und Vertrieb heute Zeit verloren geht, und sagen offen, ob ein KI-Tool dort hilft oder ob zuerst der Ablauf stimmen muss.
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