Zuweisermanagement
Ein Zuweiserprogramm verbindet Servicestandards, eine saubere Kontaktpflege und Kennzahlen, damit passende Zuweisungen nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängen.
Was ist Zuweisermanagement?
Zuweisermanagement ist die systematische Führung der Zusammenarbeit mit Ärztinnen, Ärzten und Institutionen, die Patienten an ein Facharztzentrum, eine Spezialklinik oder ein ambulantes Operationszentrum überweisen. Es umfasst den Weg der Zuweisung von der Anmeldung bis zum Bericht, verbindliche Servicestandards, eine Kontaktpflege ohne Patientendaten und Kennzahlen, die Veränderungen früh sichtbar machen. Der Kern ist nicht Werbung, sondern eine Zusammenarbeit, auf die sich zuweisende Praxen verlassen können. Zuweisungen gegen Entgelt oder andere Vorteile sind nach der Standesordnung der FMH ausgeschlossen.
Wie Sie Zuweiser informieren und ansprechen und was die Standesordnung bei Werbung und Rundschreiben erlaubt, beschreiben wir unter Zuweisermarketing. Diese Seite behandelt den Betrieb dahinter. Grundlage sind die Standesordnung der FMH, das Medizinalberufegesetz, das Datenschutzgesetz und das UWG. Die Quellen stehen am Ende der Seite. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Marketing oder Management
Beide Begriffe werden oft gleich verwendet. Für die Planung hilft es, sie zu trennen, weil sie verschiedene Fragen beantworten.
| Frage | Zuweisermarketing | Zuweisermanagement |
|---|---|---|
| Worum geht es? | Bekanntheit und sachliche Information bei Kolleginnen und Kollegen | Den Ablauf jeder Zuweisung und die Pflege der Beziehungen |
| Typische Mittel | Zuweiserinformation, Rundschreiben, Fortbildung, Zuweiserseite | Servicestandards, Zuständigkeiten, Zuweiser-CRM, Kennzahlen |
| Wer ist beteiligt? | Vor allem die Ärztinnen und Ärzte des Zentrums | Ärzte, Praxismanagement, Anmeldung und MPA |
| Woran erkennen Sie Erfolg? | Neue Kontakte und erste Zuweisungen | Wiederkehrende, passende Zuweisungen und kurze Berichtszeiten |
Wie sieht das für Ihre Praxis aus?
Im Erstgespräch schauen wir Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was wir sehen und ob wir helfen können. Über 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023.
Das Zuweiser-Service-System
Zuweisende Praxen merken sich, wie viel Aufwand eine Zuweisung gemacht hat. Ein internes Serviceversprechen macht diesen Aufwand planbar. Die Werte unten sind Vorschläge, keine schweizweiten Normen. Kommunizieren Sie einen Standard erst, wenn Ihr Team ihn verlässlich einhalten kann.
| Schritt | Möglicher interner Standard | Wer verantwortlich ist |
|---|---|---|
| Eingang der Zuweisung | Bestätigung an die zuweisende Praxis am selben Arbeitstag | Anmeldung |
| Vollständigkeit prüfen | Fehlende Unterlagen einmal gesammelt nachfordern, nicht in mehreren Anrufen | Anmeldung oder MPA |
| Dringliche Anfrage | Ärztliche Triage nach festgelegten Kriterien und ein direkter Rückruf | Dienstarzt |
| Termin | Rückmeldung je nach vereinbarter Dringlichkeit | Anmeldung |
| Bericht nach Konsultation | Zielwert zum Beispiel innert zwei Arbeitstagen nach ärztlicher Freigabe | Behandelnde Ärztin oder behandelnder Arzt |
| Operation und Nachsorge | Bericht zeitnah, Zuständigkeit für Nachkontrollen schriftlich geregelt | Operateur und Praxismanagement |
| Rückfrage eines Zuweisers | Ein definierter Rückrufweg von Arzt zu Arzt | Ärztliche Leitung |
Für Notfälle und dringliche Verdachtsdiagnosen ersetzt kein Routineablauf die medizinische Triage. Der Standard regelt den Normalfall.
Zwei Zielgruppen
Die medizinische Entscheidung für eine Zuweisung trifft die Ärztin oder der Arzt gemeinsam mit dem Patienten. Den Alltag der Zuweisung erleben aber vor allem die Medizinischen Praxisassistentinnen. Sie schicken Unterlagen, organisieren Termine und rufen nach, wenn ein Bericht fehlt.
Ein Zuweiserprogramm richtet sich deshalb an beide Gruppen. Für Ärzte zählen Kompetenz, Erreichbarkeit und ein guter Bericht. Für MPA zählen ein klarer Kontakt, ein einfaches Formular und eine Bestätigung, auf die sie sich verlassen können.
Was MPA spürbar hilft
- Eine Nummer für Zuweisungen
- Bedient zu den angegebenen Zeiten, nicht die allgemeine Warteschleife.
- Eine Liste der nötigen Unterlagen
- Pro Fragestellung, damit nichts nachgefordert werden muss.
- Ein Weg, der zum Praxissystem passt
- Fragen Sie nach, welchen Kanal die zuweisenden Praxen bereits nutzen.
Die regionale Zuweiserkarte
Ein Programm beginnt mit einer Übersicht, welche Praxen in Ihrer Region fachlich zu Ihrem Angebot passen. Dafür gibt es öffentliche Quellen, die nur Angaben zu Fachpersonen enthalten, nie zu Patienten.
- 1 Medizinalberuferegister MedReg
- Das Register des BAG zeigt öffentlich die kantonale Berufsausübungsbewilligung, die Praxisadresse, die Telefonnummer sowie Angaben zu Diplom und Weiterbildung.
- 2 Ärztenetze
- Viele Hausärztinnen und Hausärzte arbeiten in Netzen mit eigenen Abläufen für Überweisungen. Der Schweizer Dachverband der Ärztenetze heisst medswissnet. Lernen Sie die Abläufe eines Netzes kennen, bevor Sie seine Mitglieder ansprechen.
- 3 Praxiswebsites und Verzeichnisse
- Sie zeigen Schwerpunkte, Pensen und Sprachen und damit, ob eine Praxis überhaupt passende Fälle sieht.
- 4 Ihre eigenen Daten
- Aus dem Praxissystem lässt sich zusammengefasst auswerten, wer in den letzten zwölf Monaten zugewiesen hat. Das ist meist die wichtigste Quelle.
| Kriterium zur Priorisierung | Gewicht als Arbeitshypothese |
|---|---|
| Medizinische Passung zum Angebot | 35 % |
| Erreichbarkeit für Patienten | 20 % |
| Passende Fälle im Praxisprofil | 20 % |
| Bestehende Beziehung | 15 % |
| Praktische Möglichkeit zur Zusammenarbeit | 10 % |
Die Gewichtung ist ein Vorschlag für die Reihenfolge der Kontakte, keine medizinische Regel. Eine grosse Gruppenpraxis ist nicht automatisch wichtiger als zwei spezialisierte Einzelpraxen.
Das Zuweiser-CRM
Ein CRM hält fest, wer zuweist, wann der letzte Kontakt war und was zu klären ist. Es darf aber nie zur Patientenkartei werden. Gesundheitsdaten sind nach dem Datenschutzgesetz besonders schützenswert, und für Ärzte gilt das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB.
Daten zu Fachpersonen
Name, Fachgebiet, Praxis, berufliche Kontaktdaten, Gesprächsverlauf, Fortbildungen, Rückmeldungen zur Zusammenarbeit und Zuweisungen als Anzahl pro Quartal.
Daten zu Patienten
Diagnosen, Befunde, Zuweisungsschreiben, Operations- und Austrittsberichte sowie alles, was einen einzelnen Patienten erkennbar macht.
Wo die Daten liegen
Bei einem externen Anbieter braucht es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung und geeignete Sicherheitsmassnahmen. Ein beliebiges Cloud-CRM ist nicht ohne Prüfung geeignet.
Kennzahlen pro Quartal
Gemessen wird nicht die Zahl der Kontakte, sondern ob passende Zuweisungen verlässlich ankommen und gut betreut werden. Alle Werte werden zusammengefasst ausgewertet, ohne Angaben zu einzelnen Patienten.
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Aktive Zuweiser | Wie viele Praxen im Quartal mindestens einmal zugewiesen haben |
| Neue aktive Zuweiser | Von wem erstmals eine Zuweisung eingegangen ist |
| Wiederkehrende Zusammenarbeit | Anteil der Zuweiser mit mehreren Zuweisungen |
| Passende Zuweisungen | Anteil der Fälle, bei denen die Abklärung bei Ihnen tatsächlich angezeigt war |
| Zeit bis zur Bestätigung und zum Termin | Ob die Servicestandards eingehalten werden |
| Berichtslaufzeit | Tage von der Konsultation bis zum freigegebenen Bericht |
| Rückfragenquote | Wie oft Unterlagen nachgefordert werden mussten |
| Patientenherkunft | Anteil über Zuweisung, Selbstanmeldung und andere Wege |
Ein Rückgang bei einem langjährigen Zuweiser ist ein Anlass für ein sachliches Gespräch, nicht für Druck. Ferien, ein anderer Patientenmix oder ein Wechsel in der zuweisenden Praxis sind ebenso mögliche Gründe wie eine schlechte Erfahrung.
Den Effekt richtig rechnen
Ein Zuweiserprogramm lässt sich wirtschaftlich nur beurteilen, wenn Sie Umsatz und Deckungsbeitrag trennen. Eine einfache Grundlogik lautet so. Die Zahl zusätzlich aktiver Zuweiser mal die zusätzlichen passenden Fälle pro Zuweiser mal der Anteil, bei dem eine Behandlung medizinisch angezeigt ist, mal der zusätzliche Deckungsbeitrag pro Fall.
Die Rechnung gilt nur mit Ihren eigenen Zahlen und nur, wenn freie Kapazität besteht. Sie enthält noch keine Kosten für Koordination, keine Anlaufzeit und keine Patienten, die ohnehin gekommen wären. Ein Vergleich mit dem Vorjahr und eine saubere Erfassung der Herkunft sind deshalb wichtiger als jede Prognose.
Fortbildungen sauber planen
Fachliche Fortbildungen für zuweisende Praxen sind einer der wirksamsten Wege, Kompetenz zu zeigen. Nach Art. 39 der Standesordnung bestimmt der ärztliche Veranstalter Inhalt und Präsentation allein. Sponsoring ist erlaubt, die Beziehung zum Sponsor muss offen dargelegt werden, und die Veranstaltung soll wissenschaftlich fundiert und kritisch sein.
Für Zuweiser nützlich sind kurze Formate zu einer konkreten Frage aus dem Praxisalltag. Dazu gehört ausdrücklich auch die Frage, wann eine Operation nicht angezeigt ist.
Neue Zuweiser ansprechen
Ziel des ersten Kontakts ist ein fachlicher Austausch, nicht die Bitte um Patienten. Ein Beispiel für eine einzeln verfasste Nachricht an eine passende Hausarztpraxis.
«Guten Tag Herr Dr. Muster. Wir betreuen in unserem Zentrum Patientinnen und Patienten mit Beschwerden an Knie und Hüfte. Uns interessiert, welche Fragen bei Ihnen rund um die orthopädische Abklärung häufig auftreten. Unser leitender Orthopäde würde sich gerne kurz mit Ihnen austauschen und zeigen, wie die Zusammenarbeit mit unserer Praxis funktioniert. Freundliche Grüsse»
Was dabei rechtlich gilt
Auch eine einzelne Nachricht an eine Fachperson kann Werbung sein. Massenwerbung per E-Mail ohne Einwilligung ist nach Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG unlauter, und der Anhang 2 der Standesordnung untersagt Massensendungen an Kollegen. Eine persönliche Nachricht an wenige passende Praxen ist etwas anderes als ein gleichlautender Versand an alle Ärzte eines Kantons.
Den fachlichen Teil führt die Ärztin oder der Arzt. Eine externe Koordination kann recherchieren, Termine organisieren und nachfassen, aber nicht im Namen eines Chirurgen um Patienten bitten. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, ist eine Rechtsfrage.
Ablauf über 90 Tage
So lässt sich ein Zuweiserprogramm für ein Facharztzentrum oder ein ambulantes Operationszentrum aufbauen. Die 90 Tage sind ein Planungszeitraum, keine Frist. Vertrauen unter Kollegen wächst langsamer als ein Quartal.
- Tag 1 bis 15 · Ausgangslage
- Zuweiserstruktur und Patientenherkunft zusammengefasst auswerten, Wartezeiten und Berichtslaufzeiten messen.
- Kurze Gespräche mit wichtigen Zuweisern und ihren MPA, Probleme im Ablauf festhalten.
- Tag 16 bis 30 · Ablauf und Werkzeuge
- Servicestandards, Zuständigkeiten und Kontaktwege festlegen.
- Zuweiserbereich auf der Website und eine CRM-Struktur ohne Patientendaten einrichten.
- Tag 31 bis 60 · Gezielte Kontakte
- Bestehende Beziehungen vertiefen und passende neue Praxen nach der Zuweiserkarte ansprechen.
- Fachgespräche des Arztes organisieren, bei Bedarf eine erste Fortbildung.
- Tag 61 bis 90 · Messen und anpassen
- Kennzahlen gegen die Ausgangslage lesen und Rückmeldungen der Zuweiser auswerten.
- Den Betreuungsplan für das nächste Quartal festlegen.
Was Malt Consulting macht
- Zuweiseranalyse
- Auswertung der Herkunft, Zuweiserkarte und Priorisierung.
- Prozess und Standards
- Ablauf von der Anmeldung bis zum Bericht, Zuständigkeiten, Kennzahlen.
- Zuweiser-CRM
- Struktur, Felder und Auswertung, getrennt vom Praxissystem.
- Zuweiserbereich der Website
- Angebot, Indikationen, Anmeldung und Kontakt für Fachkollegen.
- Koordination
- Recherche, Termine, Nachfassen und Reporting an die Leitung.
Was beim Zentrum bleibt
- Medizinische Gespräche
Fachgespräche, Fortbildungen und Indikationen führt die Ärztin oder der Arzt.
- Medizinische Qualität
Sie lässt sich von aussen weder herstellen noch zusichern.
- Patientendaten
Sie bleiben im Praxissystem und gehen nicht an externe Dienstleister.
- Entscheide über Zuweisungen
Sie liegen allein bei den zuweisenden Ärzten und ihren Patienten.
Fragen vor dem Start
Diese Fragen gehören an den Anfang, weil sie bestimmen, ob das Zentrum ein Bekanntheitsproblem, ein Beziehungsproblem, ein Kapazitätsproblem oder ein Problem im Ablauf hat.
- Angebot
- Welche Fälle behandelt das Zentrum, und welche bewusst nicht?
- Welche Qualifikationen und Qualitätsdaten sind belegbar?
- Zuweiser
- Wie viele Praxen weisen heute aktiv zu, aus welchen Fachgebieten?
- Welche Ärztenetze und Spitäler sind relevant?
- Herkunft
- Welcher Anteil kommt über Zuweisung, welcher über Selbstanmeldung?
- Wie zuverlässig wird die Herkunft heute erfasst?
- Ablauf
- Wie melden Praxen heute an, und wie lange dauert der Bericht?
- Welche Klagen kommen von Ärzten und MPA?
- Kapazität
- Wo gibt es freie, medizinisch geeignete Termine?
- Welche Kosten entstehen bei mehr Fällen?
- Verantwortung
- Wer ist ärztlich verantwortlich, wer koordiniert im Alltag?
- Wie werden Datenschutz und ärztliche Unabhängigkeit gesichert?
Wann es nicht passt
- Die Agenda ist voll
Mehr Zuweisungen bei langen Wartezeiten verärgern Zuweiser. Zuerst Kapazität klären.
- Kleine Einzelpraxis
Ein volles Programm lohnt sich eher für Zentren mit mehreren Fachärzten und freien Kapazitäten.
- Schnelle Zahlen erwartet
Mehr Zuweisungen lassen sich nicht zusichern. Sie hängen von Qualität, Kapazität und Bedarf ab.
- Vorteile für Zuweiser geplant
Entgelt oder andere Vorteile für Zuweisungen sind ausgeschlossen, auch unter anderem Namen.
Häufige Fehler
- Nur neue Zuweiser suchen
Der grösste Hebel liegt meist bei bestehenden Zuweisern, die seltener geworden sind.
- Kontakte statt Ablauf
Neue Anfragen treffen auf einen überlasteten Betrieb und schaden mehr, als sie nützen.
- Ein zusätzliches Portal
Ein eigener Login für Zuweiser bringt wenig, wenn er nicht zu ihrem Praxissystem passt.
- Patientendaten im CRM
Das verletzt Berufsgeheimnis und Datenschutz und ist leicht zu vermeiden.
Wer diese Seite geschrieben hat
Konstantin Malt hat Malt Consulting 2023 gegründet, damals unter dem Namen Digitalwahl. Er begleitet inhabergeführte Schweizer Unternehmen, darunter Arzt- und Zahnarztpraxen, bei Positionierung, Website und Kundengewinnung.
- AusbildungBachelor in Betriebswirtschaft, Universität St. Gallen (HSG)
- ErfahrungÜber 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023
- Geprüft30. Oktober 2026, gegen die Standesordnung der FMH und die Quellen unten
Häufige Fragen
Kurz beantwortet für Facharztzentren und ambulante Operationszentren.
Brauchen wir ein eigenes Zuweiserportal?
Nicht zwingend. Ein eigener Login lohnt sich nur, wenn er zuweisenden Praxen Arbeit abnimmt. Oft ist es sinnvoller, den Kanal zu nutzen, den die Praxen bereits verwenden, und Anmeldung, Unterlagen und Kontakt klar auf der Website zu beschreiben.
Darf eine Agentur Zuweiser kontaktieren?
Eine externe Koordination kann recherchieren, Termine organisieren und nachfassen. Das fachliche Gespräch und jede medizinische Aussage gehören zur Ärztin oder zum Arzt. Für E-Mails gelten die Regeln des UWG, für FMH-Mitglieder zusätzlich die Standesordnung.
Welche Software brauchen wir für ein Zuweiser-CRM?
Für wenige Zuweiser reicht eine gepflegte Liste. Ein CRM lohnt sich, wenn mehrere Personen Kontakte pflegen und Kennzahlen pro Quartal gebraucht werden. Entscheidend ist, dass dort keine Patientendaten liegen und der Anbieter vertraglich und technisch geprüft ist.
Wie schnell zeigt ein Zuweiserprogramm Wirkung?
Verbesserungen im Ablauf, etwa kürzere Berichtszeiten, sind oft innert Wochen messbar. Mehr passende Zuweisungen hängen von Vertrauen, Qualität und Bedarf ab und lassen sich weder zeitlich noch in der Menge zusichern.
Lohnt sich das auch für eine Einzelpraxis?
Die Grundsätze ja, also ein klarer Kontakt, rasche Berichte und eine Übersicht der Zuweiser. Ein volles Programm mit Koordination und Kennzahlen passt eher zu Zentren mit mehreren Fachärzten und freier Kapazität.
Weiterlesen
Quellen
- FMH, Standesordnung, Art. 36 «Entschädigung für die Zuweisung von Patienten oder Patientinnen» und Art. 39 «Fortbildungsveranstaltungen und Sponsoring», Fassung mit Revision vom 5.6.2025, abgerufen 30.10.2026. fmh.ch, Standesordnung (PDF)
- FMH, Anhang 2 zur Standesordnung, Richtlinien «Information und Werbung», revidiert am 8.6.2023. fmh.ch, Anhang 2 (PDF)
- Bundesgesetz über die universitären Medizinalberufe (MedBG), SR 811.11, Art. 40. fedlex.admin.ch/eli/cc/2007/537/de
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), SR 241, Art. 3 Abs. 1 lit. o. fedlex.admin.ch/eli/cc/1988/223_223_223/de
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Art. 5 lit. c, besonders schützenswerte Personendaten. fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de
- Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB), SR 311.0, Art. 321, Verletzung des Berufsgeheimnisses. fedlex.admin.ch/eli/cc/54/757_781_799/de
- Bundesamt für Gesundheit, Medizinalberuferegister MedReg, öffentlich einsehbare Angaben, abgerufen 30.10.2026. bag.admin.ch, MedReg
- medswissnet, Schweizer Dachverband der Ärztenetze, abgerufen 30.10.2026. medswissnet.ch
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