Digitalisierung für KMU
Digitalisierung lohnt sich für ein KMU dort, wo täglich Zeit, Geld oder Kunden verloren gehen. Diese Seite zeigt, wo Sie anfangen, wie Sie priorisieren und was Sie beachten müssen.
Was heisst Digitalisierung?
Digitalisierung heisst, Abläufe im Unternehmen mit Software zu vereinfachen und zu automatisieren, statt sie von Hand, auf Papier oder in verstreuten Listen zu erledigen. Für ein KMU geht es selten um grosse Technologieprojekte, sondern um wenige Abläufe, die täglich vorkommen, etwa Anfragen, Offerten, Aufträge und Rechnungen. Sinnvoll ist ein Schritt dann, wenn er messbar Zeit spart, Fehler vermeidet oder mehr Kunden bringt. Wer zuerst den Ablauf vereinfacht und erst danach ein Werkzeug wählt, spart sich teure Fehlkäufe.
Grundlage sind die Angaben des KMU-Portals des Bundes (SECO), ein dort veröffentlichtes Interview mit der Fachhochschule Nordwestschweiz und die Zahlen des Bundesamts für Statistik. Die Quellen stehen am Ende der Seite.
Zwei Begriffe, zwei Ebenen
Digitalisierung und digitale Transformation werden oft gleich verwendet. Für die Planung hilft es, sie zu trennen.
- D Digitalisierung
- Bestehende Geschäftsprozesse werden optimiert und automatisiert. Die Offerte entsteht im CRM statt in Word, die Rechnung geht direkt in die Buchhaltung.
- T Digitale Transformation
- Ein ganzheitlicher Veränderungsprozess, der auch Angebot und Geschäftsmodell betrifft. Neue digitale Kanäle für Kundenanfragen gehören ebenso dazu wie neue Dienstleistungen auf Basis von Daten.
- P Prozess zuerst
- Ein schlechter Ablauf wird durch Software nicht besser, nur schneller. Vereinfachen Sie ihn vorher. Mehr dazu unter Prozessoptimierung.
- K Kunde im Blick
- Viele KMU digitalisieren zuerst die Verwaltung. Oft wirkt es stärker, dort anzufangen, wo Kunden Sie finden, anfragen und auf eine Antwort warten.
Wie sieht das für Ihren Betrieb aus?
Im Erstgespräch schauen wir Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was wir sehen und ob wir helfen können. Über 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023.
Wo Schweizer KMU stehen
KMU prägen die Schweizer Wirtschaft. Knapp zwei Drittel aller Beschäftigten in der Schweiz arbeiteten 2022 in einem KMU.
Laut Professor Marc K. Peter von der Fachhochschule Nordwestschweiz hat nur knapp die Hälfte der Schweizer KMU eine Digitalstrategie. Als grösste Hürden nennt er fehlende Zeit, um an einer Strategie zu arbeiten, und fehlendes Fachwissen. Das deckt sich mit unserer Erfahrung. Den meisten Firmen fehlt nicht der Wille, sondern eine klare Reihenfolge.
Bundesamt für Statistik, Porträt der Schweizer KMU, Datenjahr 2022. Die Aussage zur Digitalstrategie stammt aus einem Interview mit Prof. Marc K. Peter (FHNW) auf dem KMU-Portal des Bundes, 2024.
Wo Digitalisierung wirkt
Diese sechs Bereiche kommen in fast jedem KMU vor. Die Spalte rechts zeigt einen ersten Schritt, der wenig kostet und schnell zeigt, ob er etwas bringt.
| Bereich | Typische Werkzeuge | Erster Schritt |
|---|---|---|
| Gefunden werden | Website, Google-Unternehmensprofil, Verzeichnisse | Firmendaten überall gleich führen und auf der Website klar sagen, was Sie für wen anbieten. |
| Anfragen und Verkauf | CRM, Offertvorlagen, E-Mail-Vorlagen | Alle Anfragen an einem Ort sammeln und jede mit einem nächsten Schritt und Datum versehen. |
| Auftragsabwicklung | Branchensoftware, ERP, Planungstools | Den Weg vom Auftrag bis zur Ausführung aufzeichnen und doppelte Erfassungen streichen. |
| Finanzen | Buchhaltungssoftware, QR-Rechnung, Belegscan | Rechnungen aus derselben Software stellen, in der auch die Aufträge liegen. |
| Zusammenarbeit | Gemeinsame Ablage, Kalender, Videocalls | Eine verbindliche Ablagestruktur festlegen, statt Dateien per E-Mail hin und her zu schicken. |
| Sicherheit und Datenschutz | Zwei-Faktor-Anmeldung, Backups, Updates | Wichtige Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen und Backups testweise zurückspielen. |
In fünf Schritten vorgehen
Diese Reihenfolge verwenden wir selbst in Projekten. Sie verhindert, dass Software gekauft wird, bevor klar ist, welches Problem sie lösen soll.
- 1 Ist-Zustand aufnehmen
- Gehen Sie einen typischen Auftrag von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung durch. Notieren Sie, wo Daten doppelt erfasst werden, wo Dinge warten und wo Fehler entstehen.
- 2 Nach Nutzen priorisieren
- Bewerten Sie jeden Schwachpunkt nach Nutzen und Aufwand. Beginnen Sie mit dem, was oft vorkommt, viel Zeit kostet und sich mit wenig Aufwand ändern lässt.
- 3 Ablauf vereinfachen
- Streichen Sie unnötige Schritte und Übergaben, bevor Sie ein Werkzeug wählen. Erst dann ist klar, was die Software können muss.
- 4 Klein starten
- Führen Sie die Lösung zuerst in einem Bereich oder mit einem Teil des Teams ein. Sammeln Sie Rückmeldungen und passen Sie an, bevor alle umstellen.
- 5 Messen und verankern
- Vergleichen Sie vorher und nachher, etwa Zeit pro Offerte oder Antwortzeit auf Anfragen. Schulen Sie das Team und legen Sie fest, wer die Lösung pflegt.
Datenschutz und Sicherheit
Wer Abläufe digitalisiert, bearbeitet fast immer Personendaten von Kunden, Mitarbeitenden oder Lieferanten. Das verlangt von Anfang an einige Grundregeln.
Neues Datenschutzgesetz
Seit dem 1. September 2023 gilt das totalrevidierte Datenschutzgesetz. Unternehmen müssen Betroffene schon beim Beschaffen von Personendaten informieren, etwa in einer Datenschutzerklärung.
Anbieter bewusst wählen
Prüfen Sie bei jeder Software, wo die Daten gespeichert werden, wer darauf zugreift und ob ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung vorliegt.
Grundschutz zuerst
Das Bundesamt für Cybersicherheit BACS ist das Kompetenzzentrum des Bundes und erste Anlaufstelle für Cyberfragen. Zwei-Faktor-Anmeldung, aktuelle Software und getestete Backups decken bereits viele Risiken ab.
Belege digital aufbewahren
Viele KMU scannen Belege und behalten das Papier trotzdem, aus Unsicherheit. Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren. Sie dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung, etwa dass Daten vor Veränderung geschützt und Änderungen nachvollziehbar sind. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind weiterhin schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Klären Sie den Wechsel zum papierlosen Archiv mit Ihrer Treuhand, bevor Sie Originale vernichten.
Förderung für neue Ideen
Für Standardsoftware wie Buchhaltung oder CRM gibt es in der Regel keine Bundesförderung. Anders ist es bei echten Neuerungen. Innosuisse finanziert mit dem Innovationsscheck eine Vorstudie bei einem Schweizer Forschungspartner, zu 100 % bis zu CHF 15'000. Das Angebot gilt für Organisationen mit weniger als 250 Vollzeitstellen.
Geeignet ist das etwa, wenn Sie prüfen wollen, ob sich ein neuartiges digitales Produkt oder Verfahren umsetzen lässt. Für die Einführung bekannter Werkzeuge ist die kantonale Wirtschaftsförderung die bessere erste Anlaufstelle.
Unterstützung in der Schweiz
Laut dem KMU-Portal des Bundes hat jeder Kanton eine Anlaufstelle für Wirtschaftsförderung, die Auskunft gibt und Kontakte vermittelt. Einige kantonale Stellen bieten auch Finanzhilfen für technologische Innovation, gerade im Bereich Digitalisierung.
Dazu kommen Verbände. SwissICT entwickelt ein Werkzeug zur Analyse der digitalen Reife, Swissmem hat die Plattform Industrie 2025 mitgegründet, und viele Branchenverbände informieren ihre Mitglieder zu digitalen Themen. Fragen Sie zuerst bei Ihrem eigenen Verband nach.
Die häufigsten Fehler
- Software vor Ablauf
Ein Werkzeug wird gekauft, bevor klar ist, welches Problem es lösen soll.
- Alles auf einmal
Mehrere Systeme werden gleichzeitig eingeführt, und das Team kommt nicht mehr nach.
- Insellösungen
Jede Abteilung hat ihr eigenes Tool, und die Daten passen nicht zusammen.
- Niemand ist verantwortlich
Nach der Einführung pflegt niemand die Daten, und die Lösung verwaist.
Wann es sich nicht lohnt
Nicht jeder Ablauf muss digital werden. In diesen Fällen ist es oft besser, abzuwarten oder es einfach zu halten.
- Der Ablauf ist selten
Was zweimal im Jahr vorkommt, rechtfertigt selten eine neue Software und deren Einarbeitung.
- Das Team trägt es nicht mit
Ohne Akzeptanz bei den Mitarbeitenden bleibt ein System leer, und alle arbeiten weiter wie bisher.
- Die Kosten übersteigen den Nutzen
Lizenzen, Einführung und Pflege laufen jedes Jahr. Rechnen Sie den Nutzen vorher ehrlich durch.
- Das eigentliche Problem liegt woanders
Fehlen Aufträge, weil das Angebot nicht überzeugt, hilft eine schnellere Offerte allein nicht weiter.
Was Malt Consulting macht
Wir sind kein IT-Dienstleister und richten weder Server noch ERP-Systeme ein. Wir digitalisieren den Teil, der mit Kunden zu tun hat, also wie Sie gefunden werden, wie Anfragen eingehen und wie daraus Aufträge werden.
Das umfasst Websites in Webflow, Sichtbarkeit in Google und in KI-Antworten, die Einführung eines CRM und einen Lead-Prozess mit klaren Zuständigkeiten. Mehr dazu unter CRM für KMU und Vertriebsautomatisierung.
Was Sie erwarten können
Sie erhalten eine Einschätzung, wo ein digitaler Schritt im Kundenprozess am meisten bringt, und eine Umsetzung, die wir vorher und nachher messen. Für Buchhaltung, ERP und IT-Infrastruktur empfehlen wir Ihnen, mit Ihrer Treuhand oder einem IT-Partner zu arbeiten.
Eine allgemeine Einordnung, welche Beratung zu welcher Frage passt, finden Sie unter Unternehmensberatung für KMU.
Wer diese Seite geschrieben hat
Konstantin Malt hat Malt Consulting 2023 gegründet, damals unter dem Namen Digitalwahl. Er begleitet inhabergeführte Schweizer Unternehmen bei Positionierung, Website und Kundengewinnung und führt dafür CRM und Lead-Prozesse ein.
- AusbildungBachelor in Betriebswirtschaft, Universität St. Gallen (HSG)
- ErfahrungÜber 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023
- Geprüft28. Oktober 2026, gegen die Quellen unten
Häufige Fragen
Kurz beantwortet, mit Stand Oktober 2026.
Womit sollte ein KMU bei der Digitalisierung anfangen?
Mit einem Ablauf, der oft vorkommt und spürbar Zeit kostet. Bei vielen KMU ist das der Weg von der Anfrage zur Offerte. Nehmen Sie ihn einmal vollständig auf, bevor Sie über Software entscheiden.
Braucht ein kleines Unternehmen eine Digitalstrategie?
Ein dickes Dokument braucht es nicht. Hilfreich ist eine kurze schriftliche Liste mit den drei bis fünf Abläufen, die Sie in den nächsten zwei Jahren verbessern wollen, mit Reihenfolge, Verantwortlichen und Budget.
Was kostet Digitalisierung?
Das hängt vom Ablauf und vom Werkzeug ab. Rechnen Sie neben den Lizenzen auch Einführung, Schulung und die laufende Pflege ein. Ein kleiner Pilot zeigt früh, ob sich der Aufwand lohnt.
Gibt es Förderung für die Digitalisierung von KMU?
Eine einheitliche Förderung des Bundes für alle KMU gibt es nicht. Laut KMU-Portal bieten einige kantonale Wirtschaftsförderungen Finanzhilfen für technologische Innovation an. Fragen Sie bei der Wirtschaftsförderung Ihres Kantons nach.
Was muss ich beim Datenschutz beachten?
Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Sie müssen informieren, welche Personendaten Sie bearbeiten, und bei jeder Software prüfen, wo die Daten liegen. Bei Unsicherheit lohnt sich eine kurze Prüfung durch eine Fachperson.
Hilft KI bei der Digitalisierung?
KI kann einzelne Aufgaben beschleunigen, etwa Texte entwerfen oder Anfragen vorsortieren. Sie ersetzt aber keinen klaren Ablauf. Setzen Sie KI dort ein, wo der Ablauf schon steht und Sie das Ergebnis prüfen können.
Weiterlesen
Quellen
- KMU-Portal des Bundes (SECO), Interview mit Prof. Marc K. Peter, FHNW, «Die KMU sollten das Potenzial der digitalen Technologien stärker nutzen», 2024, abgerufen am 28.10.2026. kmu.admin.ch/de/die-kmu-sollten-das-potenzial-der-digitalen-technologien-staerker-nutzen
- KMU-Portal des Bundes (SECO), «Unterstützung bei der Digitalisierung der KMU», abgerufen am 28.10.2026. kmu.admin.ch/de/unterstuetzung-bei-der-digitalisierung-der-kmu
- KMU-Portal des Bundes (SECO), «Neues Datenschutzgesetz (revDSG)», Inkrafttreten am 1.9.2023, abgerufen am 28.10.2026. kmu.admin.ch/de/neues-datenschutzgesetz-revdsg
- Bundesamt für Statistik, «Porträt der Schweizer KMU, 2011–2022», Medienmitteilung vom 31.10.2024, Datenjahr 2022, abgerufen am 28.10.2026. dam-api.bfs.admin.ch/hub/api/dam/assets/32380102/master
- Bundesamt für Cybersicherheit BACS, Startseite mit Selbstbeschreibung als Kompetenzzentrum des Bundes für Cybersicherheit, abgerufen am 28.10.2026. bacs.admin.ch
- Malt Consulting, Erfahrung aus der Arbeit mit über 120 Schweizer Unternehmen seit 2023.
- Schweizerisches Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f, und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), abgerufen am 29.10.2026. fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
- Innosuisse, «Innovationsscheck», abgerufen am 29.10.2026. innosuisse.admin.ch/de/innovationsscheck
Wo fangen Sie am besten an?
Im Erstgespräch schauen wir auf den Weg von der ersten Anfrage bis zur Rechnung und sagen Ihnen offen, wo ein digitaler Schritt am meisten bringt und wo er sich nicht lohnt.
Lieber direkt? +41 78 814 14 58 oder info@maltconsulting.ch