Vertriebsautomatisierung (Sales Automation) für B2B-KMU, was sich lohnt
Erst der Prozess, dann die Software
Der häufigste Fehler bei der Vertriebsautomatisierung ist die Reihenfolge. Es wird ein Werkzeug gekauft und danach überlegt, was es tun soll. Das Ergebnis sind Abläufe, die einen unklaren Prozess schneller wiederholen, inklusive seiner Fehler.
Die bessere Reihenfolge hat drei Schritte. Zuerst wird der Verkaufsprozess beschrieben, mit Phasen, Übergaben und Verantwortlichen. Dann werden die Daten sauber gemacht, also ein CRM als einzige Quelle für Kontakte, Gespräche und Angebote. Erst danach wird automatisiert, und zwar zuerst die Abläufe, die am häufigsten vorkommen. Wie gemeinsame Begriffe und Kennzahlen dafür aussehen, beschreibt die Seite RevOps.
Was sich automatisieren lässt und was nicht
| Aufgabe | Automatisieren? | Begründung |
|---|---|---|
| Anfrage aus dem Website-Formular ins CRM übernehmen | Ja | Immer gleich, Fehler beim Abtippen entfallen |
| Anfrage einer verantwortlichen Person zuweisen | Ja | Klare Regel nach Region, Branche oder Produkt |
| Erinnerung zum Nachfassen nach einem Angebot | Ja | Verhindert vergessene Angebote |
| Terminbuchung über einen Kalenderlink | Ja | Spart das Hin und Her per E-Mail |
| Wöchentlicher Pipeline-Bericht | Ja | Rechnet immer gleich, wenn die Daten stimmen |
| Firmendaten anreichern, etwa Grösse und Branche | Teilweise | Hilfreich, aber Ergebnisse prüfen |
| Gesprächsnotizen zusammenfassen | Teilweise | Spart Zeit, Aufnahme nur mit Einwilligung aller Beteiligten |
| Erste Nachricht an eine neue Zielfirma | Nein | Braucht Einschätzung und echten Bezug, rechtlich heikel als Serie |
| Angebot inhaltlich ausarbeiten | Nein | Vorlagen helfen, die Lösung muss zum Kunden passen |
| Preisverhandlung und Einwände | Nein | Gehört ins persönliche Gespräch |
Zehn Automatisierungen mit Auslöser und Aktion
| Auslöser | Aktion |
|---|---|
| Formular auf der Website ausgefüllt | Kontakt und Firma im CRM anlegen, Eingangsbestätigung senden, verantwortliche Person informieren |
| Neue Anfrage seit vier Arbeitsstunden ohne Reaktion | Erinnerung an die verantwortliche Person, danach an die Vertretung |
| Termin über Kalenderlink gebucht | Chance im CRM anlegen, Bestätigung mit Vorbereitungsfragen senden |
| Phase auf «Angebot versendet» gesetzt | Aufgabe zum Nachfassen in vier Werktagen anlegen |
| Angebot seit 21 Tagen ohne Entscheid | Aufgabe für eine Abschlussfrage, Hinweis im Wochenbericht |
| Phase auf «Verloren» gesetzt | Verlustgrund als Pflichtfeld, Wiedervorlage in sechs Monaten |
| Phase auf «Gewonnen» gesetzt | Übergabe an Projektleitung mit allen Gesprächsnotizen |
| Projekt abgeschlossen | Aufgabe für ein Abschlussgespräch und die Frage nach einer Referenz |
| Kunde seit zwölf Monaten ohne Auftrag | Aufgabe für einen persönlichen Kontakt |
| Jeden Montag | Bericht mit neuen Chancen, offenen Angeboten und überfälligen Aufgaben |
Auffällig ist, dass die meisten dieser Abläufe keine Nachricht an Kunden schicken, sondern Aufgaben für Menschen erzeugen. Das ist bewusst so. Die Automatisierung sorgt dafür, dass nichts vergessen geht, die Nachricht selbst bleibt persönlich. Vorlagen für solche Nachrichten stehen auf der Seite Follow-up E-Mail. Zeiten und Fristen sind Beispiele.
Welche Arten von Software es gibt
Das Fundament
Kontakte, Firmen, Chancen, Aufgaben und einfache Abläufe. Verbreitete Systeme wie HubSpot, Pipedrive oder Microsoft Dynamics bringen eigene Automatisierungen mit.
Kalenderbuchung
Interessenten wählen selbst einen freien Termin. Oft im CRM enthalten oder als eigenes Werkzeug.
Integrationsplattformen
Verbinden Website, CRM, Buchhaltung und andere Systeme, wenn diese nicht direkt miteinander sprechen.
Anreicherung
Ergänzen Firmendaten und erkennen Anlässe wie Stelleninserate. Die Grundlage für GTM Engineering.
E-Mail-Abfolgen
Versenden mehrere Mails nach Zeitplan. In der Schweiz bei kalten Kontakten rechtlich heikel, mehr unter Cold E-Mail Schweiz.
Sprachmodelle
Fassen Notizen zusammen, entwerfen Texte, werten Websites aus. Nützlich als Entwurf, jede Aussage über einen Kunden braucht eine Prüfung.
Die genannten Systeme sind Beispiele, keine Empfehlung. Für ein KMU reicht meist ein gut eingerichtetes CRM mit seinen eigenen Abläufen. Zusätzliche Werkzeuge lohnen sich erst, wenn ein Ablauf bewiesen ist und das CRM ihn nicht abbilden kann.
Was in der Schweiz zu beachten ist
E-Mail-Werbung. Das UWG verlangt für Massenwerbung per E-Mail grundsätzlich eine Einwilligung. Laut Lauterkeitskommission kommt es für den Begriff der Massenwerbung auf die Automatisierung des Versands an, nicht allein auf die Zahl. Automatisch versendete Serien an kalte Adressen sind deshalb heikel.
Datenschutz. Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten nur für einen erkennbaren Zweck bearbeitet werden. Werden Daten an Software im Ausland übermittelt, ist zu prüfen, ob das Land ein angemessenes Schutzniveau hat oder vertragliche Garantien bestehen.
Gesprächsaufnahmen. Wer Telefonate oder Videogespräche aufzeichnet, um sie automatisch zusammenzufassen, braucht die Einwilligung aller Beteiligten. Das unbefugte Aufnehmen fremder Gespräche ist nach Art. 179ter StGB strafbar. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Lohnt sich die Automatisierung? Eine einfache Rechnung
Bevor ein Ablauf automatisiert wird, lohnt sich eine kurze Rechnung. Jährlicher Nutzen = eingesparte Stunden pro Woche × Arbeitswochen × Stundensatz + Wert der Aufträge, die heute durch Vergessen verloren gehen. Dem gegenüber stehen die Kosten für Einrichtung, Lizenzen und Pflege.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten. Drei Personen im Verkauf sparen je eine Stunde pro Woche, weil Anfragen automatisch erfasst und Nachfass-Aufgaben automatisch angelegt werden. Bei 45 Arbeitswochen und CHF 100 pro Stunde sind das CHF 13'500 pro Jahr. Geht zusätzlich nur ein Auftrag weniger verloren, steigt der Nutzen deutlich. Der zweite Teil der Rechnung ist schwer zu messen, darum lohnt sich ein Vorher-nachher-Vergleich.
Messbar sind vor allem drei Werte. Reaktionszeit = durchschnittliche Stunden bis zur ersten persönlichen Antwort auf eine Anfrage. Nachfassquote = Angebote mit Nachfassen innerhalb der Frist / versendete Angebote. Datenqualität = Chancen mit vollständigen Pflichtfeldern / alle Chancen. Wird einer dieser Werte nach der Einführung nicht besser, stimmt meist der Prozess noch nicht.
In vier Schritten einführen
Abläufe sammeln
Zwei Wochen lang notieren, welche Routineaufgaben im Verkauf anfallen, wie oft und wie lange sie dauern.
Einen Ablauf auswählen
Den häufigsten und klarsten zuerst, meist die Erfassung von Anfragen oder das Nachfassen nach Angeboten.
Einrichten und testen
Im CRM einrichten, mit echten Fällen testen, das Team kurz schulen. Ausnahmen festhalten.
Messen und erweitern
Nach einem Monat die Kennzahlen vergleichen. Erst dann den nächsten Ablauf angehen.
Fragen zur Vertriebsautomatisierung
Was ist Vertriebsautomatisierung?
Der Einsatz von Software, um wiederkehrende Aufgaben im Verkauf zu erledigen, etwa das Erfassen von Anfragen, Erinnerungen, Terminbuchung, Vorlagen und Berichte. Ziel ist mehr Zeit für Gespräche und weniger vergessene Chancen.
Ersetzt Sales Automation Verkäufer?
Nein. Sie nimmt Routine ab. Bedarf klären, Vertrauen aufbauen, ein passendes Angebot entwickeln und verhandeln bleiben Aufgaben von Menschen, gerade im B2B mit grösseren Aufträgen.
Welche Software brauche ich für den Anfang?
Meist reicht ein CRM mit eingebauten Abläufen und eine Kalenderbuchung. Weitere Werkzeuge lohnen sich erst, wenn ein Ablauf bewiesen ist und das CRM ihn nicht abbilden kann.
Darf ich in der Schweiz E-Mails automatisch an Interessenten senden?
An Personen, die eingewilligt haben oder mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht, unter Bedingungen ja. An kalte Kontakte ist automatisierter Versand heikel, weil das UWG für Massenwerbung grundsätzlich eine Einwilligung verlangt. Im Zweifel juristisch abklären.
Wie viel Zeit spart Vertriebsautomatisierung?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt davon ab, wie viele Routineaufgaben heute anfallen. Wer zwei Wochen lang seine Aufgaben notiert, kann den Nutzen vor der Einführung recht genau schätzen.
Grundlagen dieser Seite
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), Art. 3 Abs. 1 lit. o, fedlex.admin.ch
- Schweizerische Lauterkeitskommission, Entscheid 172/20 zum Begriff der Massenwerbung
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), fedlex.admin.ch
- Schweizerisches Strafgesetzbuch, Art. 179ter, Unbefugtes Aufnehmen von Gesprächen, fedlex.admin.ch
- Fristen und Rechenbeispiel sind Annahmen zur Veranschaulichung
Wo verliert Ihr Vertrieb heute Zeit mit Routine?
Im Erstgespräch schauen wir, welche Abläufe in Ihrem Vertrieb sich wiederholen, welche davon sich sauber im CRM automatisieren lassen und wo der persönliche Kontakt bleiben sollte.
Lieber direkt? +41 78 814 14 58 oder info@maltconsulting.ch