CRM-Beratung
Ein CRM löst kein Vertriebsproblem, es macht es sichtbar. Darum klären wir zuerst Ihren Verkaufsablauf und richten erst danach das System ein.
Was ist CRM-Beratung?
CRM-Beratung hilft einer Firma, ihren Verkaufsablauf zu klären und ein CRM so einzurichten, dass das Team es wirklich nutzt. CRM heisst Customer Relationship Management, also die geordnete Führung von Kontakten, Anfragen, Offerten und Aufträgen. Eine gute Beratung klärt zuerst den Ablauf und die nötigen Daten, hilft dann bei der Wahl des Systems und begleitet Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Am Ende sehen Sie, welche Anfragen offen sind, wer nachfassen muss und woher Ihre Aufträge kommen.
Grundlage sind die Preise und die Dokumentation von HubSpot, das Schweizer Datenschutzgesetz und unsere eigene Arbeit mit HubSpot. Die Quellen stehen am Ende der Seite.
Was Malt Consulting macht
Wir arbeiten in der eigenen Kundengewinnung selbst mit HubSpot und verbinden das CRM mit Website, Marketing und Vertrieb. Welche Schritte Sie brauchen, klären wir im Erstgespräch.
- 1 · Ablauf aufnehmen
- Wie Anfragen heute hereinkommen, wer sie bearbeitet und wo sie liegen bleiben.
- 2 · Pipeline festlegen
- Wenige klare Stufen, jede mit einer überprüfbaren Bedingung.
- 3 · Daten ordnen
- Welche Felder Pflicht sind, wer sie pflegt und wie Dubletten vermieden werden.
- 4 · System wählen
- Welches CRM zu Team und Budget passt, ohne Verkaufsdruck für ein bestimmtes Produkt.
- 5 · Einrichten und schulen
- Datenübernahme, Formulare, Aufgaben und eine Schulung mit Ihren echten Fällen.
- 6 · Auswerten
- Anfragen, Offerten und Aufträge pro Quelle, in einer Übersicht für die Geschäftsleitung.
Wie sieht das für Ihren Betrieb aus?
Im Erstgespräch schauen wir Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was wir sehen und ob wir helfen können. Über 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023.
Wann sich Beratung lohnt
Diese Anzeichen sehen wir oft als Hinweis. Welche Ursache dahintersteckt, zeigt erst der Blick in den Ablauf.
| Was Sie beobachten | Mögliche Ursache | Was zuerst hilft |
|---|---|---|
| Niemand weiss, welche Offerten offen sind | Stufen sind unklar oder werden nicht gepflegt | Pipeline mit festen Bedingungen und Wiedervorlage |
| Das CRM ist gekauft, aber das Team nutzt Excel | Zu viele Felder, wenig Nutzen für den Verkäufer | Felder streichen und Arbeit abnehmen |
| Anfragen bleiben liegen | Keine klare Zuständigkeit und keine Aufgabe | Automatische Zuweisung und Erinnerung |
| Marketing kann keinen Auftrag belegen | Die Herkunft wird nicht erfasst | Quelle im Formular und im Gespräch festhalten |
| Doppelte Kontakte und alte Daten | Keine Regeln beim Import und bei der Pflege | Bereinigen vor der Übernahme, danach feste Regeln |
Selbst, Partner oder Berater
Es gibt drei übliche Wege. Keiner ist immer der richtige.
| Weg | Passt, wenn | Darauf achten |
|---|---|---|
| Selbst einführen | Kleines Team, einfacher Ablauf und jemand mit Zeit und Freude an Systemen. | Fehler im Datenaufbau fallen oft erst Monate später auf. |
| Software-Partner | Das System steht fest und vor allem die technische Einrichtung fehlt. | Fragen Sie, ob der Partner vom Hersteller Provision erhält und wie sehr er auch den Ablauf hinterfragt. |
| Unabhängige Beratung | Der Ablauf ist unklar oder Marketing und Vertrieb sollen zusammenfinden. | Klären Sie, wer die technische Umsetzung macht und wer danach Ansprechperson bleibt. |
Beispiel einer Pipeline
Ein erfundenes Beispiel für ein B2B-KMU, keine Vorlage. Wichtig ist die rechte Spalte. Eine Stufe gilt erst, wenn die Bedingung erfüllt ist, nicht wenn jemand ein gutes Gefühl hat.
| Stufe | Das passiert hier | Bedingung für die nächste Stufe |
|---|---|---|
| Neue Anfrage | Kontakt ist erfasst und zugewiesen. | Erstes Gespräch hat stattgefunden. |
| Bedarf geklärt | Aufgabe, Termin und Budgetrahmen sind bekannt. | Die Anfrage passt, und alle Entscheider sind bekannt. |
| Offerte gesendet | Offerte mit Wert und Datum ist erfasst. | Der Kunde hat die Offerte mit Ihnen besprochen. |
| Verhandlung | Offene Punkte und nächster Termin stehen im CRM. | Mündliche Zusage oder klare Absage. |
| Gewonnen oder verloren | Der Grund wird immer festgehalten. | Abschluss, danach Übergabe oder Auswertung. |
Was Sie am Ende haben
- Ablauf
- Beschriebener Verkaufsablauf und klare Zuständigkeiten.
- System
- Eingerichtetes CRM mit Pipeline, Pflichtfeldern, Formularen und Aufgaben.
- Daten
- Bereinigte Kontakte und Firmen mit Regeln gegen Dubletten.
- Team
- Geschultes Team und eine kurze Anleitung für neue Mitarbeitende.
- Übersicht
- Auswertung von Anfragen, Offerten und Aufträgen.
Der genaue Umfang richtet sich nach Ihrem Fall und wird im Erstgespräch geklärt.
Fragen an jeden Berater
- Vorgehen
- Beginnen Sie beim Ablauf oder bei den Funktionen?
- Unabhängigkeit
- Erhalten Sie Provision, und empfehlen Sie auch ein anderes System?
- Umsetzung
- Wer richtet konkret ein, und wem gehören Konto und Daten?
- Danach
- Wer hilft nach dem Start, und wie viel davon kann unser Team selbst?
- Nachweis
- Können Sie ein Beispiel aus einer ähnlichen Firma zeigen?
HubSpot-Beratung
HubSpot passt oft, wenn Marketing und Vertrieb in einem System arbeiten sollen und jemand das System pflegt. Für ein kleines Team, das nur eine einfache Pipeline braucht, kann ein schlankeres CRM genügen. Wir arbeiten selbst mit HubSpot und schauen trotzdem zuerst, ob es zu Ihnen passt.
Stand 28.10.2026 nennt HubSpot bei jährlicher Zahlung €7 pro Monat und Lizenz für Starter (ca. CHF 6.50, befristet reduziert), €90 für Professional (ca. CHF 83) und €175 für Enterprise (ca. CHF 162). Bei Professional und Enterprise kommt ein einmaliges Onboarding dazu. Der Franken-Wert ist unsere Umrechnung, massgebend ist das Angebot von HubSpot.
Mehr unter HubSpot Kosten und HubSpot einführen.
Datenschutz in der Schweiz
Im CRM stehen Personendaten. Darum gehört der Datenschutz von Anfang an dazu. Klären Sie den Vertrag mit dem Anbieter (Art. 9 DSG), den Speicherort und die Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 DSG) und die Information der betroffenen Personen (Art. 19 DSG).
Halten Sie ausserdem fest, welche Daten Sie wirklich brauchen und wann Sie sie löschen. Das ist eine fachliche Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei heiklen Daten, etwa im Gesundheitsbereich, sollten Sie eine Fachperson beiziehen.
Häufige Fehler
Diese Fehler kosten am meisten, weil sie erst auffallen, wenn das Team schon arbeitet.
- Mit dem System beginnen
Wer zuerst Funktionen vergleicht, bildet am Ende den alten Durcheinander im neuen System ab.
- Zu viele Pflichtfelder
Jedes Feld kostet das Team Zeit. Nehmen Sie nur auf, was Sie wirklich auswerten oder für den nächsten Schritt brauchen.
- Alte Daten ungeprüft übernehmen
Bereinigen Sie vor dem Import. Danach ist es deutlich aufwendiger.
- Nur für die Geschäftsleitung bauen
Wenn der Verkäufer keinen Nutzen hat, pflegt er nichts, und die Auswertung wird wertlos.
Für wen es passt
Am meisten bringt die Arbeit inhabergeführten B2B-Firmen, in denen Anfragen über mehrere Personen laufen und wichtige Kundenkontakte in E-Mails, Excel oder Köpfen stecken.
Realistisch ist mehr Übersicht und ein verlässlicheres Nachfassen. Das CRM ersetzt weder einen guten Verkauf noch ein gutes Angebot. Eine Steigerung beim Umsatz oder bei der Abschlussquote sichern wir nicht zu.
Wann es nicht passt
- Sehr wenige Kontakte
Bei einer Handvoll Kunden und einer Person im Verkauf genügt oft eine einfache Liste.
- Nur technische Einrichtung
Wenn der Ablauf klar ist und ein System feststeht, reicht vielleicht ein Software-Partner.
- Keine Zeit im Team
Ohne jemanden, der mitentscheidet und die Nutzung verlangt, bleibt das System leer.
Wer diese Seite geschrieben hat
Konstantin Malt hat Malt Consulting 2023 gegründet, damals unter dem Namen Digitalwahl. Er begleitet inhabergeführte Schweizer B2B-Unternehmen bei Positionierung, Website und Kundengewinnung.
- AusbildungBachelor in Betriebswirtschaft, Universität St. Gallen (HSG)
- ErfahrungÜber 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023
- Geprüft4. November 2026, gegen die Quellen unten
Häufige Fragen
Was KMU vor einer CRM-Beratung am häufigsten wissen wollen.
Was macht ein CRM-Berater?
Er klärt mit Ihnen den Verkaufsablauf, legt Stufen und Daten fest, hilft bei der Wahl des Systems und begleitet Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Das Ziel ist ein System, das Ihr Team tatsächlich nutzt.
Was kostet eine CRM-Beratung?
Das hängt vor allem von der Zahl der Nutzer, der Datenmenge, den Schnittstellen und davon ab, wie klar Ihr Ablauf schon ist. Dazu kommen die Lizenzen des Systems. Mehr zu den Lizenzkosten unter CRM für KMU.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von Umfang und Datenlage ab. Ein kleines Team mit einfachem Ablauf ist schneller als eine Firma mit vielen Schnittstellen. Die grösste Bremse sind meist offene Entscheide im Ablauf, nicht die Technik.
Brauchen wir einen HubSpot-Partner?
Nein, HubSpot lässt sich auch ohne Partner einführen. Ein Partner oder Berater lohnt sich, wenn viele Daten übernommen werden, Schnittstellen nötig sind oder der Ablauf erst geklärt werden muss.
Wir haben schon ein CRM. Müssen wir wechseln?
Oft nicht. Häufig liegt das Problem bei den Stufen, den Daten oder den Regeln und nicht beim System. Prüfen Sie zuerst das. Ein Wechsel lohnt sich erst, wenn das System etwas Wichtiges nicht kann oder die Kosten nicht mehr passen.
Wie bringen wir das Team dazu, das CRM zu nutzen?
Machen Sie es dem Team leicht. Wenige Felder, automatische Erinnerungen und ein sichtbarer Nutzen im Alltag helfen. Ebenso wichtig ist, dass die Geschäftsleitung in Sitzungen mit den CRM-Zahlen arbeitet.
Weiterlesen
Quellen
- HubSpot, «Pricing» (Customer Platform), aus der Schweiz abgerufen am 28.10.2026, Preise in Euro bei jährlicher Zahlung. hubspot.com/pricing
- Europäische Zentralbank, Euro-Referenzkurse vom 28.10.2026 (1 EUR = 0.9247 CHF). ecb.europa.eu
- HubSpot Wissensdatenbank, «Assign and manage seats», Stand 15.10.2026. knowledge.hubspot.com
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Art. 9, 16 und 19. fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de
Wo hakt es in Ihrem Vertrieb?
Im Erstgespräch schauen wir Ihren Verkaufsablauf und Ihre Daten an und sagen offen, ob Sie Beratung brauchen oder ob Sie das selbst schaffen.
Lieber direkt? +41 78 814 14 58 oder info@maltconsulting.ch