Sales Pipeline steuern
Die Sales Pipeline zeigt alle offenen Verkaufschancen mit Phase, Betrag und nächstem Schritt. Gut gepflegt sagt sie Ihnen, welcher Umsatz realistisch kommt.
Was ist eine Sales Pipeline?
Eine Sales Pipeline, auf Deutsch Vertriebspipeline, ist die Übersicht aller offenen Verkaufschancen, geordnet nach den Phasen Ihres Verkaufsprozesses. Zu jeder Chance gehören ein erwarteter Betrag, ein geplantes Abschlussdatum und ein nächster Schritt mit Datum. Pipeline Management heisst, diese Übersicht regelmässig zu pflegen und aus ihr Entscheidungen abzuleiten. So sehen Sie früh, ob genug Aufträge nachkommen und wo Verkäufe hängen bleiben.
Grundlage sind die Dokumentation von HubSpot (Stand 29. September 2026) und Pipedrive (abgerufen am 28. Oktober 2026) sowie unsere Arbeit mit Vertriebsprozessen in über 120 Schweizer Unternehmen seit 2023. Die Quellen stehen am Ende der Seite.
Pipeline, Funnel und Forecast
Die drei Begriffe werden oft vermischt. Sie beschreiben aber verschiedene Dinge, und jede Sicht beantwortet eine andere Frage.
- P Pipeline
- Die einzelnen offenen Chancen mit Phase, Betrag und nächstem Schritt. Sie beantwortet die Frage, was gerade zu tun ist und bei welchem Kunden.
- F Funnel
- Die Umwandlung über alle Kontakte hinweg, etwa wie viele Anfragen zu Erstgesprächen und wie viele Erstgespräche zu Aufträgen werden. Er beantwortet die Frage, wo Sie die meisten Interessenten verlieren.
- F Forecast
- Die Prognose, wie viel Umsatz in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen wird. Sie beruht auf der Pipeline und Ihren bisherigen Abschlussquoten.
- M Management
- Die Routine dahinter. Wer pflegt welche Chance, wann wird die Pipeline besprochen und nach welchen Regeln wechselt eine Chance die Phase.
Wie sieht das für Ihren Betrieb aus?
Im Erstgespräch schauen wir Ihre Ausgangslage an und sagen offen, was wir sehen und ob wir helfen können. Über 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023.
Phasen mit klaren Kriterien
Eine Phase sollte nur wechseln, wenn beim Kunden etwas Überprüfbares passiert ist. Diese sechs Phasen passen für viele B2B-Dienstleister. Wie der ganze Verkaufsprozess dokumentiert wird, steht im Sales Playbook.
| Phase | Wechsel, wenn | Was im CRM stehen muss |
|---|---|---|
| Qualifiziert | der Kunde zum Zielprofil passt und einem Gespräch zugestimmt hat | Firma, Ansprechperson, Anlass, Termin |
| Bedarf geklärt | Problem, Auswirkung und Entscheidungsweg bekannt sind | Zusammenfassung der Bedarfsanalyse, Entscheider, geschätzter Betrag |
| Lösung vorgestellt | der Kunde den Vorschlag mit Ihnen besprochen hat | Rückmeldung des Kunden, offene Fragen |
| Angebot | ein schriftliches Angebot vorliegt und ein Termin zur Besprechung steht | Angebotsbetrag, geplantes Abschlussdatum |
| Verhandlung | der Kunde konkrete Änderungen am Angebot verlangt | Punkte der Verhandlung, nächster Schritt mit Datum |
| Gewonnen oder verloren | der Kunde unterschrieben oder klar abgesagt hat | Auftragswert oder Verlustgrund |
Die gewichtete Pipeline
Nicht jede Chance wird gewonnen. Deshalb rechnen viele CRM-Systeme mit einer Wahrscheinlichkeit pro Phase. In HubSpot ergibt sich der gewichtete Betrag aus dem Betrag in der Phase mal der Wahrscheinlichkeit dieser Phase. Das folgende Beispiel dient der Veranschaulichung und zeigt nur die Rechnung.
| Phase | Offene Beträge | Wahrscheinlichkeit | Gewichtet |
|---|---|---|---|
| Bedarf geklärt | CHF 120'000 | 20 % | CHF 24'000 |
| Lösung vorgestellt | CHF 80'000 | 40 % | CHF 32'000 |
| Angebot | CHF 60'000 | 60 % | CHF 36'000 |
| Verhandlung | CHF 30'000 | 80 % | CHF 24'000 |
| Total | CHF 290'000 | CHF 116'000 |
Die Wahrscheinlichkeiten sind Annahmen für das Beispiel. Für Ihre Pipeline sollten sie aus Ihren eigenen Abschlüssen der letzten zwölf Monate stammen. Die oft genannte Faustregel, die Pipeline müsse ein Mehrfaches des Umsatzziels betragen, ist keine belegte Grösse. Rechnen Sie mit Ihrer eigenen Abschlussquote.
Wie viel Pipeline Sie brauchen
Statt einer Faustregel rechnen Sie rückwärts vom Ziel. Dafür brauchen Sie drei eigene Zahlen. Die Werte im Beispiel sind Annahmen und zeigen nur den Rechenweg.
| Schritt | Rechnung im Beispiel |
|---|---|
| 1. Ziel festlegen | CHF 240'000 Umsatz mit Neukunden in zwölf Monaten, ohne Mehrwertsteuer. |
| 2. Eigene Abschlussquote ab einer festen Phase | Von allen Chancen, die «Bedarf geklärt» erreicht haben, wurden 25 % des Betrags gewonnen. |
| 3. Nötige Pipeline | CHF 240'000 geteilt durch 25 % ergibt CHF 960'000 an Chancen, die diese Phase im Jahr erreichen müssen, also rund CHF 80'000 pro Monat. |
| 4. In Chancen übersetzen | Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von CHF 20'000 sind das vier neue Chancen pro Monat, die den Bedarf geklärt haben. |
| 5. Dauer berücksichtigen | Dauert ein Verkauf im Schnitt drei Monate, muss die Pipeline für das zweite Quartal im ersten Quartal entstehen. |
Zwei Details entscheiden, ob die Rechnung stimmt. Die Abschlussquote muss sich immer auf dieselbe Phase beziehen, sonst vergleichen Sie Anfragen mit qualifizierten Gesprächen. Und rechnen Sie sie nach Betrag und nach Anzahl getrennt. Gewinnen Sie viele kleine und verlieren Sie die grossen Aufträge, liegen die beiden Werte weit auseinander, und das ist selbst ein wichtiger Befund.
Die wöchentliche Pipeline-Runde
Eine kurze Besprechung pro Woche reicht in den meisten KMU. Sie dreht sich nicht um alle Chancen, sondern um drei Fragen.
Was ist dazugekommen?
Welche Chancen sind neu, passen sie zum Zielprofil und stimmt die Phase. So bleibt die Pipeline von Anfang an sauber.
Was bewegt sich nicht?
Welche Chancen liegen deutlich länger in einer Phase als üblich. Für jede wird ein konkreter nächster Schritt vereinbart oder sie wird geschlossen.
Was kommt wirklich?
Welche Abschlüsse im laufenden Monat sicher sind und welche nur erhofft. Daraus entsteht ein Forecast, auf den Sie Personal und Einkauf planen können.
Regeln für eine saubere Pipeline
Eine Pipeline ist nur so gut wie ihre Pflege. Diese Regeln haben sich bewährt, unabhängig vom eingesetzten CRM.
- Jede Chance
- Hat genau eine verantwortliche Person.
- Hat einen Betrag, ein geplantes Abschlussdatum und einen nächsten Schritt mit Datum.
- Phasenwechsel
- Nur nach dem Kriterium in der Tabelle oben, nicht nach Gefühl.
- Verschobene Abschlussdaten werden notiert, nicht still überschrieben. Eine Chance, deren Datum schon zweimal verschoben wurde, gehört in der Wochenrunde auf den Tisch.
- Ein Abschlussdatum in der Vergangenheit ist immer ein Fehler und wird sofort korrigiert.
- Beträge und Pipelines
- Alle Beträge einheitlich ohne Mehrwertsteuer und als einmaliger Wert oder Jahreswert, nie gemischt.
- Neukunden und Aufträge von bestehenden Kunden in getrennten Pipelines führen. Ihre Abschlussquoten und Dauern unterscheiden sich meist stark.
- Hängende Chancen
- Legen Sie pro Phase fest, ab wann eine Chance als hängend gilt. In Pipedrive lässt sich dafür pro Phase eine Anzahl Tage ohne Aktivität einstellen, danach wird die Chance markiert.
- Eine Chance ohne Antwort nach mehreren Versuchen wird geschlossen, nicht ewig mitgeführt.
- Verlorene Chancen
- Immer mit Verlustgrund aus einer festen Liste, etwa Preis, Zeitpunkt, kein Entscheid oder Mitbewerber.
- Einmal pro Quartal auswerten, denn hier liegen die besten Hinweise für Angebot und Gesprächsführung.
Vier Zahlen für die Steuerung
Für ein KMU reichen vier Zahlen aus der Pipeline. Die Anzahl offener Chancen, der durchschnittliche Auftragswert, die Abschlussquote und die durchschnittliche Dauer bis zum Abschluss.
Multipliziert man die ersten drei und teilt durch die Dauer in Tagen, ergibt sich der Umsatz, der im Schnitt pro Tag durch die Pipeline fliesst. Diese Grösse wird oft Pipeline-Geschwindigkeit genannt. Sie zeigt, welcher der vier Hebel am meisten bringt. Wie sich diese Zahlen in die übrigen Kennzahlen von Marketing und Vertrieb einfügen, steht unter RevOps.
Die häufigsten Fehler
- Chancen ohne nächsten Schritt
Niemand weiss, wer was bis wann tut, und die Chance verstaubt.
- Zu viele Phasen
Zwölf Phasen pflegt niemand. Fünf bis sieben mit klaren Kriterien reichen meist.
- Hoffnung statt Kriterien
Eine Chance steht in der Verhandlung, weil sich das Gespräch gut anfühlte.
- Eine von drei Offerten
Viele Schweizer Firmen holen mehrere Offerten ein. Wer nur zur Vergleichsofferte eingeladen wurde, steht nicht auf derselben Stufe wie ein Angebot nach gemeinsamer Bedarfsanalyse.
- Pipeline nur für den Chef
Wird sie nur zur Kontrolle genutzt, pflegt das Team sie nicht ehrlich.
Was eine Pipeline nicht kann
Eine Pipeline macht sichtbar, was im Vertrieb passiert. Sie löst die Ursachen nicht von selbst.
- Sie erzeugt keine Nachfrage
Ist die Pipeline leer, liegt der Engpass vor dem Vertrieb, etwa bei der Leadgenerierung.
- Sie ersetzt kein Urteil
Ein gewichteter Betrag ist eine Durchschnittsrechnung. Bei wenigen grossen Aufträgen kann ein einziger Entscheid die ganze Prognose verändern.
- Sie ist nur so gut wie ihre Daten
Werden Chancen nicht erfasst oder nicht geschlossen, zeigt die Pipeline ein falsches Bild, egal wie gut das CRM ist.
- Sie passt nicht zu jedem Geschäft
Bei vielen kleinen Bestellungen ohne Beratung ist eine Pipeline pro Chance zu aufwendig. Dort reicht der Blick auf Anfragen und Bestellungen.
Wer diese Seite geschrieben hat
Konstantin Malt hat Malt Consulting 2023 gegründet, damals unter dem Namen Digitalwahl. Er begleitet inhabergeführte Schweizer Unternehmen bei Positionierung, Website und Kundengewinnung und unterstützt sie bei CRM und Lead-Prozess.
- AusbildungBachelor in Betriebswirtschaft, Universität St. Gallen (HSG)
- ErfahrungÜber 120 Schweizer Unternehmen betreut seit 2023
- Geprüft28. Oktober 2026, gegen die Quellen unten
«Malt Consulting hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern weit übertroffen. Ein grosses Dankeschön an Konstantin und sein Team – aufmerksam, präzise und mit echtem Verständnis für unsere Bedürfnisse.»
Kundenstimme auf maltconsulting.ch
«Konstantin hat uns von Anfang an super beraten und die Ergebnisse die er am Anfang angedeutet hat, hat er um ein vielfaches übertroffen.»
Kundenstimme auf maltconsulting.ch
Häufige Fragen zur Pipeline
Kurz beantwortet, mit dem Stand der Hersteller-Dokumentation.
Was ist der Unterschied zwischen Sales Pipeline und Sales Funnel?
Die Pipeline zeigt die einzelnen offenen Verkaufschancen und was als Nächstes zu tun ist. Der Funnel zeigt, wie viele Kontakte von Stufe zu Stufe übrig bleiben. Die Pipeline ist ein Arbeitsinstrument, der Funnel eine Auswertung.
Wie viele Phasen sollte eine Pipeline haben?
Es gibt keine feste Zahl. Für die meisten B2B-KMU reichen fünf bis sieben Phasen, solange jede ein klares Kriterium hat, das beim Kunden überprüfbar ist.
Brauche ich für eine Pipeline ein CRM?
Für die ersten Wochen reicht eine Tabelle. Sobald mehrere Personen verkaufen oder Sie mehr als eine Handvoll Chancen gleichzeitig haben, lohnt sich ein CRM. In HubSpot sind laut Dokumentation ab dem Starter-Abo mehrere Pipelines möglich, in den kostenlosen Tools nur die Standard-Pipeline. Mehr zur Auswahl unter CRM für KMU.
Woher kommen die Wahrscheinlichkeiten pro Phase?
CRM-Systeme bringen Standardwerte mit. Aussagekräftiger sind Ihre eigenen Werte, also wie viele Chancen aus dieser Phase in den letzten zwölf Monaten tatsächlich gewonnen wurden. Bei wenigen Abschlüssen sollten Sie die Werte vorsichtig ansetzen.
Wie viel Pipeline brauche ich für mein Ziel?
Teilen Sie Ihr Umsatzziel durch Ihre eigene Abschlussquote ab einer festen Phase. Bei einem Ziel von CHF 240'000 und 25 % Abschlussquote brauchen Sie CHF 960'000 an Chancen, die diese Phase erreichen. Die Dauer bis zum Abschluss bestimmt, wie früh diese Chancen entstehen müssen.
Wie oft sollte man die Pipeline prüfen?
Eine kurze Runde pro Woche und eine Auswertung der gewonnenen und verlorenen Chancen pro Quartal haben sich bewährt. Wichtiger als der Rhythmus ist, dass er eingehalten wird.
Weiterlesen
Quellen
- HubSpot Knowledge Base, «Set up and customize pipelines», zu Phasenwahrscheinlichkeit, gewichtetem Betrag und Anzahl Pipelines pro Abo, Stand 29.9.2026. Angaben können sich ändern. knowledge.hubspot.com/object-settings/set-up-and-customize-pipelines
- Pipedrive Knowledge Base, «The Rotting feature», abgerufen am 28.10.2026. support.pipedrive.com/en/article/the-rotting-feature
Wissen Sie, was im Quartal kommt?
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